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Cómo y dónde compulsar documentos de manera oficial

Compulsar un documento es el acto de verificar que un documento es auténtico y tiene validez legal. Una copia compulsada es una copia de un documento original que ha sido verificada por un funcionario público competente y sellada y firmada por él. Esto confirma que la copia es una reproducción fiel del documento original y que se ha emitido de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. 

Por otro lado, una copia auténtica es una copia del documento original que ha sido emitida por el mismo órgano o entidad que emitió el documento original. En este caso, no es necesario que la copia sea verificada por un funcionario público, ya que se considera auténtica por el hecho de haber sido emitida por el mismo órgano o entidad que emitió el documento original.

En general, ambas copias son válidas y pueden ser utilizadas en procedimientos legales que requieran la verificación del documento original. Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario utilizar una copia auténtica en lugar de una copia compulsada, especialmente si se va a utilizar en otro país o si se requiere una mayor garantía de autenticidad. En ese caso, es importante consultar las leyes y regulaciones aplicables.

¿Qué documentos se pueden compulsar?

Existen muchos tipos de documentos que pueden ser compulsados, como certificados de nacimiento, matrimonio o defunción, títulos académicos, contratos, escrituras de propiedad, entre otros. En general, cualquier documento que tenga un valor legal o necesite ser verificado para ser utilizado en un procedimiento legal puede ser compulsado.

Podríamos clasificarlos bajo las siguientes categorías:

  • Públicos: estos son emitidos por algún organismo o funcionario público, por ejemplo, notarios, registros, administradores o trabajadores del ámbito judicial. Estos cuentan con fe de testimonio y tienen garantía de veracidad, por lo que su contenido es minuciosamente autenticado.
  • Privados: este tipo de documentos lo emiten personas particulares y son válidos si se comprueba su veracidad. Por ello cuentan con firmas o sellos auténticos que comprueban su valor.
  • Extranjeros: estos documentos pueden ser públicos o privados. Para que tengan validez en España necesitan estar compulsados por el consulado y por el ministerio de Asuntos Exteriores.

¿Qué tiempo de validez tiene un documento compulsado?

La validez de un documento compulsado depende de varios factores, como el tipo de documento en cuestión, el lugar donde se ha emitido y el funcionario público que lo ha sellado y firmado. 

En general, un documento compulsado tiene validez legal en el lugar donde se ha emitido y puede ser utilizado en cualquier procedimiento legal que requiera su verificación. Sin embargo, es posible que en algunos casos sea necesario compulsar el documento en otros lugares, especialmente si se va a utilizar en otro país. 

Es importante tener en cuenta que la compulsa de documentos solo es válida para el momento en que se realiza, por lo que es posible que en el futuro se requiera volver a compulsar el documento si es necesario. Es recomendable consultar con la entidad que compulse el documento para obtener más información sobre el tema.

¿Dónde puedes compulsar tus documentos?

Los documentos se pueden compulsar en diferentes lugares, dependiendo de la persona encargada de hacerlo y del tipo de documento en cuestión. 

Para compulsar documentos de manera oficial en España, se puede hacer de las siguientes maneras:

  • En una notaría: Los notarios suelen ser el lugar más común donde se pueden compulsar documentos, ya que están autorizados para verificar la autenticidad de una amplia variedad de documentos y sellarlos y firmarlos de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. 
  • En el registro civil: Los registros civiles también suelen ser lugares donde se pueden compulsar documentos, especialmente aquellos relacionados con el estado civil de las personas, como certificados de nacimiento, matrimonio o defunción. 
  • En el ayuntamiento: Gran parte de los ayuntamientos cuentan con funcionarios para compulsar documentos de manera oficial para diferentes trámites. Sin embargo, algunos están colocando restricciones cuando estos no van destinados a gestiones propias o a instituciones públicas. En su lugar, deberás realizar el trámite en el organismo que realizó el documento original. Es muy importante que te informes si el ayuntamiento de tu municipio realiza la compulsa general de documentos.
  • En el consulado: Si te encuentras en el extranjero, lo más probable es que debas de acudir al consulado de tu país para compulsar tus documentos. Debes consultar en cada consulado sobre las normas que rigen está gestión. 

En algunos casos, también pueden ser compulsados documentos en otros lugares, como en las oficinas del gobierno local o en un juzgado. El lugar donde se va a compulsar el documento debe estar acreditado y debidamente autorizado para llevar a cabo este tipo de procedimientos.

En general, la persona encargada de compulsar un documento es un funcionario público competente, como un notario o un funcionario del registro civil. En algunos casos, también pueden ser autorizados a compulsar documentos jueces o funcionarios del gobierno local. La persona encargada de compulsar un documento debe estar debidamente autorizada y tener la competencia necesaria.

¿Qué requisitos he de cumplir para compulsar un documento?

Los requisitos para compulsar documentos de manera oficial pueden variar dependiendo del tipo de documento en cuestión, el lugar donde se va a compulsar y el funcionario público encargado de hacerlo. En general, los requisitos suelen incluir:

  • Presentar el documento original, ya que es necesario verificar su autenticidad.
  • Contar con una fotocopia de calidad del documento original de interés. Esta se puede llevar directamente al funcionario o solicitarla en el organismo que hace el trámite.
  • Documento de identificación, ya sea el DNI, NIE, pasaporte, etc.
  • Llevar una identificación con foto, ya que el funcionario público encargado de compulsar el documento debe verificar la identidad de la persona que presenta el documento.
  • En algunos casos es necesario el pago de las tasas acordes a la compulsa de documentos.
  • Cumplir con cualquier otro requisito específico que establezca la ley o la regulación aplicables al documento en cuestión.

¿Cuesta dinero compulsar documentos de manera oficial?

Se podría decir que la compulsa de documentos se realiza de manera gratuita cuando se presenta el original y copia ante el organismo que va a gestionar tu solicitud, como por ejemplo en algunos registros civiles o en las oficinas del gobierno local.

Sin embargo, la compulsa de documentos en algunas entidades suele tener un coste asociado. Por ejemplo, este trámite ante notaría tiene un coste, el cual está regulado por la ley y es el mismo en todo el territorio español.

El coste puede variar dependiendo del lugar donde se va a compulsar el documento y del tipo de documento en cuestión. Por lo general, el coste suele ser bastante bajo y suele incluir el sellado y firmado del documento por el funcionario público encargado de compulsarlo. En algunos casos, también puede incluir el coste de la copia del documento si se va a hacer una copia compulsada del mismo.

En cualquier caso, es importante informarse sobre el coste de la compulsa de documentos en el lugar donde se va a hacer, ya que pueden variar y es posible que haya algún tipo de excepción o reducción en ciertos casos. En ese caso, es importante consultar con el funcionario encargado para saber si se ofrece este tipo de servicio y cuáles son los requisitos para acceder a él.

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