¿Cómo ser más productivo en el trabajo? Esta es una de las preguntas más comunes en la era de las distracciones y de mirar el smartphone cada 5 minutos. ¿Quieres escapar del ciclo adictivo de la procrastinación? ¡Perfecto! Porque aquí te vamos a dar nuestros 8 secretos sobre cómo ser más productivo en el trabajo.
Aprende a priorizar
Cuando todo es prioridad la realidad es que entonces nada es prioridad y cuando nada es prioridad es imposible estar al tanto de por dónde empezar. Priorizar es una de las reglas que debes aplicar firmemente si te interesa saber cómo ser más productivo en el trabajo.
Muchas veces tendemos a confundir importante con urgente; un buen método para medir cuáles son las tareas que requieren atención inmediata es pensar en las consecuencias que puede traer el no cumplirlas en un lapso de tiempo específico o también mirar cuáles son tus pendientes más cercanos a caducar por plazos establecidos previamente y poner manos a la obra con éstos.
Otra forma de familiarizarte con la técnica de priorizar es seguir “la regla del 80/20”: antes de empezar con el trabajo, define cuál es ese 20% de tus tareas, que al cumplirlas aportarán algo positivo al 80% de tus resultados. Por ejemplo: imagina que tienes algo pendiente que necesita ser realizado para que luego el resto del equipo prosiga con el resto de las partes del proyecto, prioriza esa tarea para evitar “atascos” que impidan un buen flujo de trabajo.
Utiliza la técnica de pomodoro o versiones similares
Si tienes problemas para enfocarte en una tarea y siempre sabes encontrar una nueva distracción, la técnica de pomodoro te puede salvar en el trabajo si te interesa saber cómo ser más productivo en el trabajo.
Para descubrir las bondades que trae la técnica pomodoro para ser más productivo solo necesitas cumplir estos simples pasos:
- Activa tu temporizador y prográmalo para que suene a los 25 minutos.
- Comprométete a usar esos 25 minutos para enfocarte en ser más productivo en el trabajo y desarrollarlo lo mejor que puedas.
- Una vez pasen los 25 minutos, deja 5 minutos de descanso. Puedes aprovechar para descansar, hidratarte, estirar o simplemente hacer cualquier actividad corta que antes hubiese contado como una distracción que corta el flujo de ser más productivo en el trabajo.
- ¿Has sido muy bueno llevando el ritmo? Aquí viene una recompensa mejor, si cumples cuatro ciclos seguidos cumpliendo los pasos anteriores, establece un tiempo de descanso más largo, como por ejemplo, de entre 15-20 minutos.
Para algunas personas los espacios de trabajo que brinda la técnica pomodoro se quedan cortos con tan solo 25 minutos, si quieres, puedes aplicar este mismo esquema, pero jugando con el tiempo, extendiéndolo hasta 30 minutos o incluso una hora, dependiendo de tu capacidad de enfoque.
No olvides ser realista y apegarte con compromiso al ciclo de trabajo productivo.
Usa las listas
Las listas son tus amigas a la hora de ser ser más productivo en el trabajo, sin embargo, hay muchos tipos de listas, y lo mejor de todo, es entender desde ya cómo funcionan y cuáles son las más indicadas para ti. A continuación te presentamos tres tipos que a nosotros nos encantan y luego tú eliges tu preferida, ¿ok?
Listas generales
Como su nombre lo indica, son listas que engloban tus pendientes generales, en estado de prioridad o no, que te van a servir para hacer un repaso de cada una, conocer cada fase del proyecto y empezar a definir las que planeas priorizar.
Listas minimalistas
Son listas muy cortas, ideales si ya tienes tus prioridades bien definidas. Se centran únicamente en un máximo de dos o tres tareas bases con las que no puedes pasar a otra tarea o cerrar el día si aún quedan como pendientes.
Listas visuales
La mejor forma de definirlas es diciendo que están inspiradas en la metodología ágil Kanban. Básicamente son tres listas divididas en un tablero que comprende:
- La lista de tareas generales por hacer.
- La lista de tareas que se están realizando en el momento.
- La lista de tareas que ya completaste.
Este tipo de listas son muy orientativas, ya que solo basta con mirarlas para inmediatamente ponernos al tanto del status del proyecto y de si hay algún “atasco” afectando el flujo de trabajo.
Define pequeñas recompensas
¿Recuerdas lo que comentamos al principios sobre las pequeñas recompensas en forma de cortos breaks que nos regalamos al cumplir ciclos de enfoque con la técnica Pomodoro? Bueno, esto es algo así, pero en este caso tú defines el pequeño premio que deseas regalarte.
Lo mejor es que sea al final del día, después de cumplir con todas las tareas que te trazaste para ese día en particular, de este modo, celebras que finalmente estás conectando con el cómo ser más productivo en el trabajo.
Descubre cómo funciona tu motivación
El entusiasmo y la motivación son efímeros, digan lo que digan, el cerebro necesita dinamismo para no aburrirse en una misma tarea y esa es la verdadera razón por la cual mantener el enfoque y la motivación puede no ser tan fácil si hablamos de periodos en donde debes trabajar en un proyecto prolongado.
Conocer tu motivación es clave para descubrir cómo ser más productivo en el trabajo, ¿cuál son tus horas de mayor enfoque? Para algunas personas empezar la mañana haciendo la tarea más importante del día es la forma más llevadera de atacar sus pendientes, para otros las noches libres de interrupciones son lo más ideal para empezar a tachar tareas de la lista.
Gran parte de saber dominar tu motivación es entender que aún en esos momentos donde parece que se esfuma, debes hacer tu esfuerzo por continuar con el proyecto hasta el final. Esa es una de las claves que responde a cómo ser más productivo en el trabajo.
Siempre establece plazos límite
Los plazos límite te orientan cuando te trazas la meta de aprender cómo ser más productivo en el trabajo.
Gracias a los plazos límite conseguirás priorizar mejor y estar al tanto de lo que debes atender en cada momento, además otorgan cierto sentido de cierre que te permitirá ser más organizado.
Define un espacio/tiempo en particular del día para revisar el mail y las notificaciones
Si hablamos de distracciones más comunes que afectan el proceso de cómo ser más productivo en el trabajo cualquier persona va a mencionar, sin lugar a dudas, los correos electrónicos y el montón de notificaciones a las que estamos expuestos.
Lo mejor para gestionar esto es reservar un espacio específico del día para enfocarte en atenderlas en lugar de responder en tiempo real si no es estrictamente necesario. La comunicación sincrónica y los sistemas de mensajería instantánea pueden ser de gran utilidad, pero otra veces terminan afectando el flujo productivo en el trabajo. La comunicación asincrónica, trabajada en espacios especial te puede ayudar más si te interesa ser más productivo.
Establece una rutina y aférrate a ella
Si te interesa saber cómo ser más productivo en el trabajo tienes que aplicar este consejo a partir de este momento. Construye tu propia rutina, a la medida de tus propias necesidades y tratando de que cubran espacios para cumplir todo lo que mencionamos anteriormente.
Poco a poco tu cerebro se irá habituando a cumplir ciclos de trabajo más eficientes y productivo en cada una de sus fases.
Y tu… ¿eres productivo en el trabajo?
¿Tienes más consejos sobre cómo ser más productivo en el trabajo? ¿Te gustaría compartirlos para que todos podamos ganarle la batalla a las distracciones?
¡Comenta tu experiencia!
