Sabes lo que quieres que haga tu hoja de cálculo, pero no sabes qué fórmula escribir. Es lo que le pasa a casi todo el mundo con Excel, y es justo donde la inteligencia artificial más ayuda: le explicas el problema con tus palabras y te devuelve la fórmula lista para pegar.
Te contamos cómo hacerlo gratis con ChatGPT, Copilot o Gemini, qué hay que pedirle para que la fórmula funcione a la primera en un Excel en español y varios ejemplos que puedes copiar tal cual.
Qué herramienta usar
| ChatGPT | Gratis con cuenta. Funciona muy bien para escribir y explicar fórmulas. |
| Copilot (web y app) | Gratis con una cuenta de Microsoft. Es la IA de Microsoft, así que conoce bien Excel. |
| Gemini | Gratis con tu cuenta de Google. Útil si trabajas sobre todo con Google Sheets. |
| Copilot dentro de Excel | Viene incluido en las suscripciones Microsoft 365 Personal y Familia, con un límite de uso de IA al mes. |
Para la mayoría de las cosas te basta con cualquiera de las tres versiones gratuitas: escribes en el chat, copias la fórmula y la pegas en tu hoja. La ventaja de tener Copilot dentro de Excel es que puede ver tus datos directamente, sin que tengas que describirlos.
El truco para que la fórmula funcione a la primera
El error más habitual es pegar una fórmula que la IA ha escrito en inglés. Si tu Excel está en español, las funciones tienen otro nombre y los argumentos se separan con punto y coma, no con coma. Por ejemplo, la función que en inglés es VLOOKUP, en español es BUSCARV.
Así que en tu mensaje deja siempre claro:
- Que usas Excel en español y que quieres los argumentos separados con punto y coma.
- Cómo están organizados tus datos: qué hay en cada columna y en qué fila empiezan.
- Qué resultado quieres y en qué celda va a ir la fórmula.
- Tu versión de Excel, si la sabes. Algunas funciones, como
BUSCARX, no existen en versiones antiguas.
Una plantilla que funciona muy bien:
«Tengo Excel en español (separador punto y coma). En la columna A hay nombres de comerciales, en la B el mes y en la C el importe de cada venta, desde la fila 2. Quiero en la celda F2 el total vendido por el comercial que escriba en E2. Dame la fórmula y explícamela paso a paso.»
Ejemplos de fórmulas que puedes pedirle
Estas son algunas de las tareas más comunes en una oficina. Te dejamos la fórmula en Excel en español para que veas el tipo de respuesta que debes esperar.
Buscar un dato en otra tabla
Tienes un código de producto en A2 y quieres traer su precio desde la hoja Productos, donde los códigos están en la columna A y los precios en la B:
=BUSCARV(A2;Productos!A:B;2;FALSO)
Sumar con condiciones
Sumar las ventas de la columna C solo cuando el comercial de la columna A sea «Ana» y el mes de la columna B sea «enero»:
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=SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C;A:A;"Ana";B:B;"enero")
Contar cuántas celdas cumplen algo
Contar cuántos importes de la columna D superan los 1.000 euros:
=CONTAR.SI(D:D;">1000")
Clasificar con un SI
Poner «Alto», «Medio» o «Bajo» según el importe de C2:
=SI(C2>=1000;"Alto";SI(C2>=500;"Medio";"Bajo"))
Separar nombre y apellido
Si en A2 tienes «Lucía Martín», esta fórmula saca el nombre:
=IZQUIERDA(A2;HALLAR(" ";A2)-1)
Y esta, lo que va después del primer espacio:
=EXTRAE(A2;HALLAR(" ";A2)+1;100)
Días laborables entre dos fechas
Con la fecha de inicio en A2 y la de fin en B2:
=DIAS.LAB(A2;B2)
Pídele también que te la explique
La IA no solo sirve para que te dé la fórmula. Si pegas una fórmula que no entiendes, de un compañero o de una plantilla, y le pides que te la explique trozo a trozo, aprendes mucho más rápido que buscando cada función por separado. Y si una fórmula da error, pega el mensaje de error y la fórmula: casi siempre te dirá qué falla.
Tres precauciones
- Pruébala en una copia antes de aplicarla a toda la hoja, y comprueba a mano dos o tres resultados.
- No pegues datos personales ni confidenciales en el chat. Describe las columnas o usa datos de ejemplo inventados.
- No te fíes a ciegas. La IA a veces se inventa funciones o mezcla inglés y español. Si algo no cuadra, díselo y que lo corrija.
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