Productividad: todo lo que debes saber para ser más productivo

La productividad es un punto a favor en cualquier persona que quiera establecer compromisos a largo plazo con sus objetivos, por ello, es muy importante trabajar cada día para tomar control sobre nuestro tiempo y recuperar las horas perdidas a raíz de las distracciones. Ojo, no quiere decir ser más productivo para hacer más, sino para tener una mejor gestión de nuestro tiempo.

Con una buena productividad, tus niveles de estrés, energía, disciplina y satisfacción se estabilizan, transitando hacia una vida más tranquila, con mayor claridad mental y control sobre tus responsabilidades.

No obstante, primero es necesario conocer en qué consiste la productividad, cuáles son las cualidades y hábitos que debe desarrollar una persona para considerarse productiva, cuáles costumbres evitar y cómo formarse para aplicar esta aptitud en cualquier contexto. 

A través de este artículo, conocerás con todo detalle la respuesta a tus preguntas sobre la productividad y finalmente pasarás de estar “ocupado” a ser productivo y dejar de vivir entre torres de listas de tareas pendientes. 

¡Comencemos! 

¿Qué es la productividad? 

En el contexto personal, la productividad es una aptitud relacionada con la disposición para alcanzar objetivos de manera prioritaria, constante, enfocada y organizada, aumentando el rendimiento y calidad de los resultados que ofrece una persona al momento de cumplir con sus responsabilidades, conservando un buen nivel de energía. 

Tiene que ver con la coherencia al hacer las cosas correctas, de la forma correcta y en el momento correcto, en lugar de focalizarse en elementos distractores, supuestos “atajos” para hacer menos trabajo o caer en malos hábitos. 

Cualidades de una persona productiva 

El perfil de una persona productiva cuenta con una serie de cualidades básicas que hacen que resalten entre el resto y puedan obtener mejores resultados a nivel personal y profesional. Estas cualidades básicas son:

• Mayor visión y perspectiva sobre las responsabilidades: Una persona productiva no se siente cómoda al iniciar las tareas sin primero observar de cerca cuáles son los objetivos a alcanzar. Gracias a ello, puede dividir cada proyecto en pasos o partes más pequeñas, repasar que dispone de todos los recursos y herramientas para su realización y por supuesto, llevar a cabo una estimación del plazo de tiempo que tomará cumplir con cada responsabilidad. 

• Hábitos proactivos: las grandes cualidades de la personalidad se componen de pequeños hábitos que en suma, dan vida a características que en este caso, ahorran tiempo y capacidad de enfoque para aumentar la productividad. Por ejemplo, una persona productiva desarrolla costumbres sólidas como decir que no a aquellos compromisos excesivos o que al asumirse, interferirán con el cumplimiento de otras responsabilidades. 

• Autocontrol ante las distracciones: en un mundo lleno de distracciones y notificaciones tentativas, el autocontrol y resistencia frente a éstas es una de las primeras cualidades que identifican a una persona productiva, considerando que la energía y el tiempo son recursos limitados que deben invertirse siempre en cumplir sus objetivos en lugar de estancarse a mitad del camino. 

• Trabajo en base a un método de gestión de tareas: detrás de cada logro personal con conlleva una alta productividad, se esconde un sistema, modelo, método o marco de trabajo que dicta cómo será el proceso de organización de una persona de inicio a fin para alcanzar sus metas de manera ágil y ajustada a los plazos de culminación asignados. 

• Reserva de espacios para la planificación: una persona productiva, junto a su método de preferencia para la gestión de tareas, abre un espacio de encuentro con la actividad de planificar cuáles son las responsabilidades que atenderá en un marco determinado de tiempo y otras condiciones que debe tomar en cuenta para cumplir con los objetivos de forma exitosa, independientemente de si son de tipo personal, laboral, familiar, etc… 

• Alta capacidad de enfoque: al enfrentar con éxito las distracciones, una persona productividad tiene la cualidad de enfocarse de modo profundo en cada tarea, priorizando su desarrollo de principio a fin sin interferencias innecesarias en medio. 

• Determinación e iniciativa: no todo el mundo goza del sentido de determinación e iniciativa necesaria para comenzar la  jornada de forma proactiva, pero indudablemente las personas productivas sí tienen estas cualidades, por lo que las verás atendiendo cada una de las responsabilidades sin excusas irracionales, sin quejas y sin pasar por el proceso de debatirse cuándo y cómo empezar, en lugar de simplemente levantarse de la cama y comenzar a tachar tareas pendientes de la lista. 

• Buena conciliación entre diferentes áreas de la vida: una persona productiva hace todo lo posible por evitar que diferentes áreas y responsabilidades de su vida se solapen entremezclen afectando el ritmo con el que responden al cumplimiento de sus objetivos diarios. 

Beneficios de ser productivo 

Cultivar la productividad en tu vida diaria es el primer paso para atraer ventajas y situaciones positivas como: 

Más tiempo libre, descanso y libertad

Tras haber cumplido productivamente con las tareas pendientes y proyectos que antes representaban un impedimento para hacer actividades que te generan más placer, finalmente te sobrará tiempo y espacio reservado solo para ti, para descansar, compartir con tus seres queridos, invertir en desarrollar o practicar los hobbies que te hacen feliz, etc… 

Mejor conciliación de la vida personal y profesional

Otro beneficio de ser productivo es que mientras mayor capacidad tengas de gestionar tu tiempo y tareas diarias, mayor es el balance que encuentras entre tu vida personal y profesional, evitando escenarios donde se mezclen. Por ejemplo, arrastras trabajo de la oficina a la casa o te ves obligado a decir que no a quedar con tus amigos porque eres la única persona que no ha cumplido todas las tareas. 

Te ayuda a sentirte más satisfecho y útil con tu vida y tu trabajo

Una persona realmente productiva podrá usar esta cualidad en diferentes áreas de su vida, por ejemplo, al ámbito laboral, académico, personal, etc, aumentando su satisfacción y sensación de utilidad por siempre cumplir sus objetivos al día. 

Es una característica de alto valor para las empresa

El sector empresarial no puede detenerse ante toda una nueva serie de demandas que hay que atender para no quedarse atrás en la carrera, es por ello que la habilidad de ser productivos, forma parte de las competencias personales más valoradas por las empresas en los últimos años, ya que en la era de las distracciones, se requieren más que nunca trabajadores resistentes a éstas, con el enfoque suficiente para trabajar de forma fluida y orientada resultados de calidad. 

Cualidad compatible con diversos estilos de vida digitales

Si siempre has soñado con ser un trabajador por cuenta propia, trabajar desde casa, viajar por el mundo o emprender tu propio negocio, la autonomía es una de las principales características que identifican a este camino.

Eso puede traer muchas ventajas, pero también exigirá que desarrolles competencias de organización, gestión del tiempo y por supuesto, de productividad, para poder hacerte cargo de toda responsabilidad sin depender de jefes u otras figuras de autoridad. 

Si eres una persona muy productiva, ¡enhorabuena! Ya cuentas con una de las mejores habilidades que puedes tener para seguir este camino profesional. 

Aumento en la calidad de los resultados 

La productividad va directamente asociada a factores como una gran concentración y capacidad de enfoque, por lo tanto, esto se refleja en la calidad del resultado final, liberándose de la posibilidad de cometer un número alto de errores y destacando por encima de aquellos objetivos que no han sido atendidos con el nivel de detalle necesario. 

Incremento en la disciplina 

Una persona productiva ha sido capaz de ponerse límites y reglas para cumplir con sus responsabilidades y respetarlas sin ponerse excusas constantes. Su grado de disciplina se eleva por encima de una persona promedio y su nivel de compromiso con los objetivos le garantizará el éxito en la mayoría de los escenarios. 

Hábitos nocivos para la productividad 

Los primeros enemigos de la productividad son hábitos que posiblemente has formado y reforzado sin siquiera notarlo, pero que al final del día, restan valor a tu capacidad de gestionar el tiempo y atender tus tareas pendientes de manera proactiva.

A continuación repasamos cuáles son estos malos hábitos:

Procrastinación 

El mal hábito de frecuentemente dejar todo “para mañana”, incluso cuando dispones del tiempo suficiente para finalizar gran parte de las tareas pendientes hoy, más tarde te pasará factura en forma de proyectos y responsabilidades acumuladas que al final del día, solo te generarán estrés y afectarán la calidad de los resultados. 

Si quieres cuidar tu productividad, aléjate de las actividades que te atan a la procrastinación y te distraen de cumplir las metas que verdaderamente tendrán un impacto significativo en tu vida. Aquí tienes unos consejos para dejar de procrastinar.

Multitarea o “multitasking”

La idea de que hacer más de una tarea al mismo tiempo logrará que finalices toda tu lista de tareas pendientes más rápido, es solo un mito que afectará tu productividad limitando tu capacidad de enfoque o potenciando el riesgo de errores. 

A este hábito se le conoce como multitarea o “multitasking” y a efectos prácticos, está comprobado que es mucho más productivo concentrarse en finalizar las tareas una a una si lo que deseas es hacerlas con mayor velocidad. 

Tener dispositivos móviles siempre a la mano 

El móvil podría ser una herramienta personal y/o de trabajo con múltiples ventajas, sin embargo, es un universo de invitaciones y posibilidades distractoras alojadas en el contexto digital. Por ello, desarrollar el hábito de responder a cada mensaje y atender cada notificación, es el primer paso para alejarte de una vida productiva. 

Trabajar en espacios inadecuados 

Si eres autónomo o empleado en remoto, trabajar desde la cama, el sofá, la mesa donde comes o desde la habitación donde puedes vigilar a tu hijo pequeño, podría parecer una buena idea a primera vista, pero no es así, se traduce en espacios listos para dar a luz distracciones o ser asociados con actividades que tienen poco o nada que ver con las responsabilidades que debes atender. 

Incapacidad de decir “No” 

Si eres una persona con el mal hábito de decir “Sí” a cualquier compromiso, por miedo a “quedar mal” o sin antes identificar que realmente dispones del tiempo para asumir toda de la responsabilidad que conlleva, estarás afectando tu productividad personal, cargando cada bloque de tu tiempo con tareas que a veces no te apetece hacer en realidad o que te restan horas del día para dedicarte a tus propios proyectos. 

Ausencia de rutinas y/o métodos de organización 

Toda persona productiva depende de una rutina y/o un marco de trabajo que aporte un sentido de orden a las tareas, proyectos y responsabilidades que deben atenderse, por lo tanto, si has creado hábitos caracterizados por la ausencia de dicha estructura y los medios para conseguirla, es posible que tu productividad se vea afectada en cada momento. 

Hábitos que aumentan te harán más productivo 

Afortunadamente, así como hay hábitos que nos alejan de desarrollar la productividad, también hay hábitos muy básicos que forman esta característica y te ayudarán a sentir que tu día tiene más horas. Estos hábitos son: 

Aprender a decir “No”

Aunque todos queremos demostrar que somos capaces de gestionar distintas responsabilidades al tiempo o ayudar a los demás, poner en práctica hábitos como decir “No” más seguido, es uno de los canales directos para elevar tu productividad personal. 

No tienes por qué permitir que los compromisos no deseados, sobre todo si tienes la  posibilidad de evitarlos diciendo que no, representen una carga en tu lista de tareas pendientes y añadan estrés a tu día. 

Preparar todo el día anterior 

Aléjate de ser como quienes inician el día andando contrarreloj, corriendo de un lado a otro sin saber qué comer, qué vestuario usar durante el día, sin tener lista la mochila o completando pendientes pospuestos del día anterior. 

Bien se ha dicho que la confianza está en la preparación: la confianza de que, incluso desde el día anterior, este hábito permite dejar listo para encender los motores de la jornada sin temor a saltarte nada y enfocado directamente en aquellas actividades que requieren de tu productividad. 

Vaciar tu mente y hacer listas 

Los expertos de la productividad bien han dicho que tu mente está para tener ideas, no para almacenarlas, por lo tanto, tomar lápiz y papel y comenzar a vaciar en forma de lista todo aquello que se cruza por tu cerebro e interfiere en tus pensamientos cuando quieres estar concentrado, es un hábito que vale es esfuerzo desarrollar si quieres aumentar tu productividad y pensar con claridad. 

Fijarte pocas metas al día (priorización) 

La regla de oro de la productividad afirma que “Menos es más”, por ello que te invitamos a desarrollar el hábito de fijar en tu lista de tareas diarias solo aquellas responsabilidades más importantes para llevar a cabo el día asignado, sin la tentación de saltar a otras. 

Asignar un tiempo a cada tarea

Este hábito es la puerta de entrada para tomar el control sobre tu trabajo y nunca empezar una tarea sin una fecha, día u hora de inicio y límite, evitando caer en situaciones en donde abandonas tus responsabilidades en cualquier parte del proceso a como dé lugar o descargas toda tu energía en completar una tarea que podrías haber realizado en plazos de tiempo más cómodos. 

Descansar 

¡Así es! No se puede ser productivo con la mente y el cuerpo cansados, es por ello que si quieres aumentar el ritmo y enfoque con el que atiendes tus tareas, desarrollar buenos hábitos de sueño, descanso y desconexión de las responsabilidades para recargar energía, será el primer paso para llevar una vida productiva más lúcida y motivada. 

Formaciones gratuitas para desarrollar la productividad 

La productividad, como toda aptitud o cualidad personal, es un músculo que debemos entrenar de forma constante si queremos mantenerlo. 

A continuación encontrarás una serie de cursos y formaciones online que te serán de mucha utilidad a la hora de aprender a desarrollar una vida productiva desde cero, potenciando tu crecimiento en muchas áreas con una buena organización, eficacia y gestión del tiempo: 

• Curso online gratuito de productividad personal – Certificado por Google
• Curso online para optimizar la gestión del tiempo – Certificado por la Universidad de California en Irvine
• Formación online de productividad para escritores
• Aumente su productividad y su rendimiento – Impartido por Canva
• Curso online de productividad con GTD y Wunderlist

Conclusiones 

Ha sido una lectura productiva, ¿no? ¡Pues ahora te toca a ti pasar a la acción! 

Si logras poner en práctica, sin dejarlo para mañana, los conocimientos y consejos sobre productividad que hemos mencionado a lo largo de este artículo y en los programas de formación seleccionados para que aumentes tu productividad en cualquier contexto, pronto comenzarás a ver los resultados que esperas y a liberar espacio en tu agenda para conectar con el descanso y los placeres que la vida puede ofrecer. 

No obstante, recuerda que la productividad es el camino, no el destino, por lo tanto, tendrás que esforzarte constantemente por reforzar esta habilidad y entrenarla hasta que se integre en tu vida para siempre.