Cuando de técnicas de productividad se trata, existen múltiples opciones y alternativas. Por este motivo, el día de hoy vamos a hablarte de TimeBoxing, una técnica de productividad que está generando excelentes resultados a lo largo del mundo, y que podrá resultar de apoyo para llevar a cabo tus labores profesionales.
El dilema de la productividad
En una sociedad globalizada en la que la productividad es una demanda constante, puede ser desalentador no poder cumplir con todas las tareas programadas al final del día. Muchas personas caen en un ciclo de procrastinación y tienen dificultades para organizar su tiempo de manera efectiva, especialmente cuando trabajan desde casa. Sin embargo, hay estrategias que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad y a salir de ese bucle interminable.
Algunas opciones incluyen establecer metas claras, dividir las tareas en pasos más pequeños y utilizar técnicas de gestión del tiempo como el Timeboxing o la priorización de tareas. Con un poco de planificación y determinación, podemos superar la procrastinación y mejorar nuestra productividad en el trabajo y en nuestra vida diaria.
Y es que, ha quedado demostrado que prácticamente nadie se encuentra preparado para aguantar ritmos extenuantes de trabajo, en donde no existan períodos de descanso en los que se pueda despejar la mente. Por ello, la forma idónea de ser productivo es introduciendo intervalos de descanso entre las actividades que se desarrollan diariamente.
De manera paradójica, las personas que introducen periodos de descanso dentro de su ritmo diario de trabajo son mucho más productivas que aquellas que se obligan a pasar horas y horas atascadas en una tarea hasta no conseguirla. Además de que, incluir técnicas de gestión y organización permite tener una mejor gestión de las emociones y manejo del estrés.
¿En qué consiste el TimeBoxing?
El TimeBoxing es una estrategia de gestión de tiempo que consiste en realizar una previa planificación de las tareas a realizar, asignándole un bloque de tiempo específico a cada una. Además, se deben prever periodos o intervalos de descanso, para poder despejar la mente entre una actividad u otra.
De esta manera, aplicar esta estrategia de gestión de tiempo te permitirá premeditar cuánto tiempo tomará cada una de las tareas que debes llevar a cabo y, con suerte, tenerlas listas todas al final del día.
La finalidad específica del TimeBoxing es poder terminar las tareas que te has fijado con anterioridad, y así desempeñar tus actividades de manera productiva y eficaz.
Consejos para iniciarte en el TimeBoxing
Iniciar en el TimeBoxing consiste en conocerte y planificar con antelación cuáles son las actividades que debes llevar a cabo. De esta manera, quién decidirá el tiempo que le debes añadir a cada bloque de trabajo eres tú, asignándole el tiempo que consideres necesario para poder resolver las tareas, según su nivel de dificultad.
Si estás pensando que esta estrategia de productividad es ideal para ti o deseas incursionar en esa forma de gestionar tu tiempo, te dejaremos algunos consejos que podrán serte de ayuda para iniciar de manera efectiva:
Prioriza tu lista de tareas
Lo primero que deberías hacer para empezar a aplicar esta estrategia de gestión de tiempo es priorizar tu lista de tareas. Para ello, debes crear una lista de tareas y actividades pendientes. Esto se puede desarrollar a lo largo de un día, de una semana, una quincena o un mes. Sin embargo, es recomendable que sea en períodos cortos como, por ejemplo, una semana.
Una vez realices tu lista de tareas pendientes, debes priorizar cuáles son las más importantes y las más urgentes. Para ello, es necesario destacar que importante no siempre será sinónimo de urgente, por lo cual, debes delimitar muy bien las diferencias entre ambas categorías para poder establecer tus tareas pendientes.
Determina el tiempo
Una vez hayas establecido cuál es tu lista de tareas, debes determinar el tiempo que te tomará cumplir cada una de ellas. De esta forma, puedes hacer una división entre las tareas grandes y las pequeñas.
Puede que, al principio, resulte difícil establecer cuánto tiempo te tomará cada tarea con exactitud. Sin embargo, no desesperes, pues conforme vaya pasando el tiempo y te vayas capacitando cada vez más, podrás establecer el tiempo con mayor facilidad.
Lo importante es que puedas realizar una breve estimación de cuánto tiempo tomará cada tarea. Debes saber que es normal que, al principio, te tome un poco más.
Crea bloques de trabajo
Ahora que sabes cuánto tiempo te tomará realizar cada tarea, puedes crear bloques de trabajo. Estos bloques deben organizarse en función de un tiempo específico que, normalmente, se aconseja sea de dos horas. Esto significa que, en estas dos horas, añadirás tantas tareas cómo el tiempo que te toma realizar cada una de ellas te lo permita.
Realmente, no importa cuánto tiempo dure cada bloque de trabajo, pues esta técnica es algo que se va perfeccionando con el tiempo, por lo cual, irás identificando con qué bloques de trabajo te sientes más cómodo.
De cualquier manera, no debes olvidar los espacios para el descanso o esparcimiento, que pueden ser de 15 o 20 minutos. Esto te permitirá realizar cada tarea según lo pautado, y también despejar la mente en los momentos oportunos.
Al organizar los bloques de tiempo, también es necesario que determines si será un bloque de tiempo rígido o un bloque de tiempo flexible. El primero se enfoca hacia aquellas tareas que se deben interrumpir en el tiempo establecido para proseguir con la planificación pautada, y los bloques de tiempo flexibles son aquellos que, en caso de ser necesario, se pueden extender un poco.
No obstante, lo más recomendable es que procures que los bloques de tiempo sean rígidos, en la medida en la que puedas cumplir toda tu planificación.
Conclusión
El Timeboxing es una técnica de gestión del tiempo que consiste en asignar un bloque de tiempo determinado a una tarea específica. Esto puede ayudarte a ser más productivo y a mejorar tu enfoque, ya que te obliga a trabajar de manera más concentrada durante ese período de tiempo.
Por lo tanto, el uso del Timeboxing para trabajar o estudiar tiene muchos beneficios. Al asignar un tiempo límite a cada tarea, es más probable que se complete de manera efectiva y se reducen los riesgos de procrastinación. Además, al dividir el tiempo en bloques más pequeños, es más fácil ver el progreso que se está realizando y se reduce el riesgo de sentirse abrumado.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que el Timeboxing no es adecuado para todas las tareas. Algunas tareas requieren un enfoque más prolongado y no pueden ser completadas en un período de tiempo corto. En estos casos, puede ser más útil utilizar otras técnicas de gestión del tiempo, como la priorización de tareas o el uso de listas de tareas pendientes.
En conclusión, el Timeboxing puede ser una herramienta muy útil para mejorar la productividad y el enfoque al trabajar en tareas específicas, siempre y cuando se utilice de manera adecuada y apropiada para la tarea en cuestión.
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