Si actualmente eres autónomo o gestionas una empresa que opera dentro de la Unión Europea realizando intercambios comerciales con clientes situados en otros países que pertenecen a ésta, debes estar familiarizado con el VIES, conocer qué es y cómo registrarte será esencial para consultar si los solicitantes de tus productos o servicios también cuentan con un NIF-IVA válido para realizar este tipo de operaciones.
A través de este artículo conocerás toda la información relevante que debes saber sobre este motor de búsqueda, empezando por aclarar qué es el VIES, qué tipo de profesionales y empresas lo requieren, cómo puede beneficiarte tanto a ti como a tus clientes y por supuesto, cómo darse de alta paso a paso y consultar la información que necesitas.
Si mayor introducción, lo primero de todo es conocer qué es el VIES.
¿Qué es el VIES?
El Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES) es un motor de búsqueda que ofrece la oportunidad de conocer si una empresa o profesional tiene un NIF-IVA válido para operar dentro de la Unión Europea.
De acuerdo con el reglamento europeo (art.25 Ley IVA 37/1992), las facturas intracomunitarias que emitas a clientes reconocidos en el VIES pueden ir sin IVA. Para ello está el VIES, un motor de consulta automático que te permitirá conocer al instante si el cliente con el que trabajas es parte del Registro de Operadores Intracomunitarios, mejor conocido por sus siglas ROI.
Si cuentas con un NIF-IVA propio y compruebas por medio del VIES el código de tus clientes o proveedores para determinar si también están acreditados, ambas partes pueden realizar un intercambio de bienes y/o servicios beneficiándose de esta excepción en concreto.
¿Quiénes deberían registrarse en el ROI?
Si eres autónomo o gestionas una empresa que va a realizar operaciones comerciales con empresas, profesionales y/o clientes de otros países de la Unión Europea, es recomendable darte de alta en el ROI y en base a ello, recibir el número de identificación fiscal NIF-IVA corroborable mediante el VIES.
Solo tras cumplir este requisito, no tendrás inconvenientes bajo los criterios del IVA intracomunitario, siempre y cuando tu cliente también esté registrado como operador intracomunitario.
En caso de no estar registrado en el ROI y, por lo tanto, carecer de un número de NIF-IVA válido, se hará obligatoria la aplicación del IVA del país de emisión.
En resumen, el requisito de registrarse en el VIES existe para aquellas personas físicas, jurídicas y entidades que tengan asignado un NIF a efectos de IVA y, en general, que lleven a cabo entregas o adquisiciones de bienes dentro de la Unión Europea.
¿Cómo registrarse en el ROI y ser incluido en el VIES?
Para tramitar tu alta en el ROI, hacerte con tu NIF e IVA y ser incluido dentro del censo VIES, como empresario o profesional autónomo deberás seguir los pasos indicados a continuación:
- Solicita tu alta a través de uno de los documentos obligatorios para todos los autónomos y empresas: el documento de alta en el Censo de Empresarios y Profesionales.
- Formaliza el alta completando el modelo 036 general o el 037 simplificado de la Agencia Tributaria.
- Dentro de todos los apartados hay uno titulado: Alta/Baja Registro de Operadores Intracomunitarios
- Marca la casilla 582 para solicitar el alta en el sistema.
- Marca la casilla 584 e indica la fecha prevista en la que se daría la primera operación intracomunitaria.
Ahora solo queda esperar una respuesta afirmativa por parte de la Agencia Tributaria, donde se tomarán el tiempo de analizar tu solicitud dentro de un plazo de tiempo de aproximadamente tres meses para conceder la aprobación asignando tu código de NIF-IVA para transacciones intracomunitarias y siento incluido automáticamente en el sistema VIES.
Si después del plazo de tres meses continúas sin obtener una respuesta por parte de Hacienda, es probable que tu solicitud haya sido denegada, así que te recomendamos consultar tu caso particular directamente con la Agencia Tributaria.
¿Dónde consultar el VIES desde Hacienda?
Si has recibido la notificación de que tú y/o tu cliente están de alta en el VIES y quieres corroborarlo directamente desde el sistema sin necesidad de moverte del ordenador, solo tendrás que seguir con atención los pasos que indicaremos a continuación:
- Accede a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria
- Dentro del menú de “Todos los trámites”, haz clic en “Otros servicios”
- Haz clic en la opción “VIES”
- En la siguiente página podrás seleccionar hacer la consulta del NIF-IVA de cualquier operador español, incluido el tuyo, sin ningún requisito. Para la consulta de un operador intracomunitario hace falta un certificado digital válido instalado en el navegador.
¿Cómo consultar el VIES desde la Comisión Europea?
Para validar el VIES desde el portal oficial de la Comisión Europea, solo debes hacer clic en este enlace y rellenar los campos solicitados para la obtención de una comprobación oficial.
Esperamos que esta información haya resultado útil para aclarar todas las dudas que pueden surgir en relación al VIES y a partir de ahora, tengas un conocimiento más amplio sobre uno de los aspectos fiscales más importantes a tener en cuenta si eres autónomo o lideras una empresa con intenciones de expandir sus operaciones y transacciones a otros países del continente europeo, aumentando su grado de oportunidades y beneficios.
