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La facturación electrónica será obligatoria en España para autónomos

A la vez que aparecen nuevos avances en tecnología e internet, también lo hacen las leyes, y en este caso, le toca a la forma en la que facturan autónomos y empresas en España. La facturación electrónica para empresas y autónomos ha experimentado un cambio importante en España con la aprobación de la nueva Ley «Crea y Crece». Esta legislación busca impulsar la adopción de facturas electrónicas, modernizando así los procesos de facturación y facilitando la gestión administrativa para las empresas y trabajadores autónomos.

A continuación, examinaremos en detalle la factura electrónica, sus ventajas e inconvenientes, quiénes estarán obligados a usarla y las sanciones por incumplimiento de esta normativa.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a las facturas tradicionales en papel. Cumple con los mismos requisitos legales y fiscales que las facturas en papel, pero se crea, envía y almacena electrónicamente. Estas facturas pueden ser emitidas y recibidas por medio de sistemas informáticos y se integran fácilmente en los procesos de contabilidad y gestión.

¿Quiénes tendrán que usar la factura electrónica?

Según la Ley «Crea y Crece», tanto las empresas como los trabajadores autónomos en España estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales, así que si trabajas como freelance desde España, tienes que estar atento a los plazos establecidos para la implementación de esta medida:

  • Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: Estas empresas tendrán un plazo de 1 año para implementar la factura electrónica a partir de la aprobación del reglamento técnico.
  • Empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros: Para estas empresas y autónomos, el plazo de implementación se amplía a 2 años tras la aprobación del reglamento técnico. Si este es tu caso, tendrás hasta 2025 de margen.

Es fundamental que las empresas y autónomos se preparen y adapten sus sistemas de facturación de acuerdo con estos plazos, para evitar posibles sanciones y aprovechar las ventajas de la digitalización en el ámbito de la facturación.

Ventajas de la factura electrónica

  • Ahorro de tiempo y costos: La factura electrónica reduce el tiempo de emisión, envío y almacenamiento, así como los costos asociados a la impresión y envío de facturas en papel.
  • Seguridad y control: Las facturas electrónicas son más seguras que las facturas en papel, ya que pueden ser cifradas y firmadas digitalmente. Además, se reduce el riesgo de pérdida o deterioro.
  • Sostenibilidad medioambiental: Al eliminar el uso de papel, se contribuye a la conservación del medio ambiente y se reduce la huella de carbono de las empresas y autónomos.
  • Mejora en la gestión: Facilita la organización y el seguimiento de las facturas, permitiendo una mayor eficiencia en la gestión administrativa y financiera.

Inconvenientes de la facturación electrónica

  • Inversión inicial: Para implementar la factura electrónica, es necesario contar con un software adecuado y, en ocasiones, invertir en la capacitación del personal.
  • Dependencia de la tecnología: Al depender de sistemas informáticos, se pueden presentar problemas técnicos o vulnerabilidades de seguridad.

Sanciones por incumplir la factura electrónica

El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la emisión de facturas electrónicas puede dar lugar a sanciones económicas y administrativas. Estas sanciones dependerán de la gravedad de la infracción y podrán incluir multas, recargos e incluso la suspensión temporal de la actividad comercial. De este modo, las sanciones podrían llegar hasta los 10.000 euros.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Para realizar una factura electrónica, debes contar con un software donde puedas crearla.

Estas facturas suelen tener dos formatos habituales: PDF y XML.

En la facturación electrónica debes estar todos los elementos que señalaríamos para una factura en papel:

  • Número de factura
  • Fecha de emisión
  • Denominación social de la empresa emisora y destinataria (o nombre y apellidos de los autónomos implicados)
  • Número de identificación y domicilio fiscal de ambas partes
  • Concepto Base imponible

Básicamente, es una factura normal, como la harías en papel, solo que tienes que hacerla de forma digital con un software exclusivo, aunque también puedes crearla en Excel.

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