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¿Qué es Trello? Guía de la herramienta de gestión de proyectos

Trello es una popular herramienta de gestión de proyectos que ha crecido rápidamente en los últimos años, sobre todo, debido al boom del trabajo remoto. Además, es una de las herramientas que debes conocer si quieres trabajar online, ya que puede ayudarte mucho tanto si trabajas como freelance así como si quieres trabajar en remoto para otras empresas ya que valorarán que sepas usar esta aplicación para gestionar proyectos.

Hoy en día, la productividad y la buena organización son dos habilidades que las empresas valoran por encima de muchas otras. Sin embargo, en un mundo donde cada vez hay más responsabilidades en nuestros agitados días, tener la ayuda de una de estas herramientas es de gran utilidad. 

Trello es una herramienta que te ayuda a gestionar tus tareas profesionales o académicas de forma organizada y ágil, sin necesidad de acudir a técnicas complicadas y obteniendo una visión general de tus proyectos en cada una de sus fases. 

Sin mayor introducción, a continuación compartiremos contigo todo lo que tienes que saber acerca de cómo usar Trello.

¿Qué es Trello?

Trello es una aplicación de gestión de proyectos y tareas fundada en el año 2011, tomando como base la metodología ágil “Kanban”, un sistema de tableros visuales en el que tendrás la oportunidad de organizar tus responsabilidades clasificándolas entre tareas pendientes, tareas en proceso de realización y tareas hechas, todo en un mismo sitio. 

De este modo, Trello cumple el objetivo de aportar una perspectiva estructurada y general del status de tus proyectos particulares o en equipo, de manera simple e instantánea, ahorrando mucho tiempo en el proceso de trabajo. 

Un tablero de Trello se vería así:

Tablero de Trello

¿Cómo registrarse en Trello?

Si quieres comenzar a usar Trello, tienes que registrarte de forma gratuita en la aplicación, sigue estos pasos:

Iniciar sesión Trello
  • Rellena los campos solicitados (en este caso el correo electrónico) o crea tu cuenta con tu usuario de Google, Microsoft o Apple.
Registrarse en Trello
  • Crea tu contraseña en caso de que sea necesario. 
  • Comienza a crear tus primeros tableros, esos que mejor se ajustan a las tareas que deseas organizar.
Crear tablero en Trello

¿Cómo crear nuevos tableros en Trello? 

Una vez registrado en la aplicación, lo primero siguiente será comenzar a crear nuevos tableros para organizar las tareas pendientes de tu lista, considerando que esta es la función central de Trello. Para ello sigue estos pasos.

Desde la página de inicio

Puedes añadir tableros desde la página de inicio así:

  • Cuando estás en tu perfil de inicio, es decir, el área en donde visualizas tu actividad general y los tableros creados o utilizados recientemente, para crear uno nuevo solo debes hacer clic en “Tableros” y posteriormente en “Crear un tablero nuevo”.
crear nuevos tableros en Trello
  • Ahora tendrás la opción de definir el nombre del tablero, darle acceso a un equipo en caso de que sea necesario, seleccionar si es público o privado y decidir el color o plantilla que utilizarás para identificarle. Una vez hecho esto, haz clic en “Crear tablero”.
Tablero Trello

Desde el menú de la barra superior

También puedes añadir tableros desde la barra superior así:

  • Cuando estás visualizando un tablero en concreto y pulsas la opción “Tableros” en el menú superior, te aparecerá el listado de tableros que tienes accesibles en tu cuenta y la opción de crear uno nuevo:
Tableros de Trello
añadir tableros a Trello

Desde un tablero

Otra de las opciones es desde el mismo tablero.

  • En la parte derecha superior de la pantalla, si pulsas en el símbolo “+” se te desplegará la opción de crear un nuevo tablero:
añadir tablero desde un tablero

Funciones y usos de Trello

Como podrás notar si has creado un tablero, Trello presenta varias funciones y opciones para personalizar la experiencia y contar con varias herramientas que también ayudarán a la gestión y organización de las tareas. 

A continuación describiremos algunas funciones que podrás encontrar en Trello:

Añadir elementos a las tarjetas de cada tablero

Con simplemente hacer clic en alguna de las tareas que tienes en tus tableros, ya podrás acceder a un menú de opciones para personalizar esa tarea y describir las indicaciones necesarias para realizarla, añadir comentarios y anotaciones a modo de recordatorio para ti o para el equipo. 

Además podrás personalizar otros detalles añadiendo filtros o etiquetas, los miembros del equipo responsables, la fecha de vencimiento de la actividad, archivos/enlaces adjuntos, etc…

Funciones y usos de Trello

Añadir etiquetas de clasificación

Si quieres dividir las tareas en el tablero y crear tu propio sistema de identificación, puedes usar las etiquetas, en este caso por colores, de este modo, podrás localizar todo instantáneamente, sobre todo, si trabajas en múltiples tipos de tareas y proyectos dentro de un mismo tablero. 

añadir etiquetas en Trello

Establecer plazos límite

Trello presenta opciones como la posibilidad de añadir una fecha de vencimiento a cada tarea, de manera que puedas recibir recordatorios de cuando el límite de entrega está cerca u organizar tus prioridades de forma más sencillas.

recibir recordatorios trello

Cargar archivos en caso de que sea necesario

Si necesitas adjuntar algún recurso de apoyo para ti o para el equipo, que pueda ayudar a realizar la tarea asignada en el tablero, Trello permite adjuntar archivos a cada tarea, ya sea desde el ordenador, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive e incluso desde la misma aplicación de Trello.

Trello permite adjuntar archivos

Selección y edición de plantillas para portada

Si quieres darle un toque visual personalizado a tus tableros, podrás seleccionar entre diferentes colores, fotografías e incluso subir tus propias portadas para cada tablero.

Plantillas en trello

¿En qué dispositivos se puede usar Trello? 

Una de las preguntas más comunes en relación a las aplicaciones es la compatibilidad.

En el caso de Trello, no es un tema que genera muchas dudas, ya que Trello está disponible en diferentes versiones. Desde su aplicación web a la que puedes acceder ingresando a trello.com, las opciones de descarga en el ordenador como aplicación de escritorio, hasta las opciones de descargas la aplicación tanto en Android como en iOS.

Para finalizar

Aprender a usar Trello, así como otras herramientas para trabajar en remoto, es bastante simple, intuitivo y rápido, por lo que si quieres estar al día con las tendencias en aplicaciones de productividad más utilizadas, especialmente en el mundo del empleo online, por ello, conocer este administrador de tareas en línea u otras aplicaciones de este tipo, será de suma utilidad en tu proceso de organización. 

Además, si tienes conocimiento de estas herramientas, puedes mencionarlo en tu currículum o carta de presentación a la hora de optar a un empleo en remoto.

¿Conoces otras herramientas de gestión de tareas que te ayuden a ser más productivo? ¡Déjanos saber cuáles son en la sección de comentarios!

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