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Google Drive: Qué es y cómo funciona esta herramienta gratuita

Google Drive es una de esas herramientas para almacenar archivos en la nube y colaborar con equipos más populares en el contexto empresarial, pero… ¿Qué sabemos hasta ahora de esta aplicación? ¿Te has preguntado qué es y cómo funciona Google Drive? 

Hoy responderemos todas tus dudas.  

El almacenamiento local, en dispositivos, memorias físicas y discos duros, es una opción cada vez menos atractiva. Google Drive ha llegado para demostrarlo, ya que hoy en día, es suficiente con tener una cuenta de correo Gmail para automáticamente, acceder a un espacio en la nube donde puedes almacenar todo tipo de carpetas, documentos y archivos sin perder ningún detalle. 

Aunque existe más de una propuesta interesante para almacenar archivos en la nube, Google Drive se mantiene en la lista como una de las opciones más completas, ya que saca partido de todos los productos lanzados por Google para crear una experiencia más completa al acceder a tus archivos, ya sea personales o de trabajo. 

¿Quieres conocer más sobre qué es Google Drive y cómo funciona? ¡Vamos a por ello! 

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio de alojamiento centralizado para archivos en la nube. La herramienta fue creada por Google en el año 2012. 

En la actualidad, Google Drive no solo es uno de los servicios de alojamiento y sincronización de archivos en la nube más utilizado alrededor del mundo, sino que además, ha logrado integrar nuevas funciones en conjunto con otros productos diseñados por Google, bajo la misión de ofrecer una experiencia más completa al usuario. 

Google Drive proporciona una cantidad de espacio (expandible) para almacenar archivos y documentos de todo tipo, crear respaldos, compartirlos con otros usuarios, dar acceso a una colaboración grupal, acceder a ellos vía online e incluso dar vida desde cero a diferentes documentos a través de su integración con otras herramientas. 

¿Cómo funciona Google Drive?

Google Drive funciona como una unidad de almacenamiento o “memoria online” sincronizada con casi toda la gama de servicios digitales de Google. 

Una vez que el usuario crea una cuenta Gmail y accede a Google Drive, se activan todos los permisos para almacenar documentos directamente en los servidores de Google, lo cual evita depender de un único equipo, por ejemplo, tu ordenador o móvil, para visualizar tus archivos y modificarlos cuando te apetece. 

Con Google Drive, solo necesitas de una cuenta Gmail y conexión a internet estable para entrar a toda tu biblioteca de archivos, da igual si siempre navegas en redes distintas, estás fuera de la oficina o te encuentras del otro lado del mundo. 

Esto hace que la herramienta funcione de forma particularmente útil si te dedicas al trabajo freelance o para empresas con un equipo de colaboradores a distancia. 

Herramientas conectadas a Google Drive 

Además de funcionar como unidad de almacenamiento en la nube, como hemos mencionado con anterioridad, Google Drive cuenta con la integración de diversas aplicaciones y herramientas creadas por Google que pueden resultar muy útiles para llevar a cabo diferentes tareas. 

De hecho, esta “suite” de herramientas es tan extensa que a continuación mencionaremos únicamente las más utilizadas popularmente en el día a día laboral en el entorno de Google Drive: 

Gmail

Gmail, el servicio de correo electrónico de Google, va completamente de la mano con Google Drive. De hecho, sin una cuenta Gmail, no sería posible acceder a este producto de Google. 

Gmail y Google Drive comparten en el espacio de almacenamiento que proporciona Google a los usuarios de este servicio en versión gratuita y además, se integran para guardar automáticamente todo tipo de archivos y documentos de Drive que has recibido mediante correos en tu cuenta Gmail o que has creado con tu sesión abierta. 

Google Docs

Google Docs, mejor conocida como el editor de textos de Google, es una aplicación integrada con Google Drive para la creación y edición de documentos de texto online, completamente basados en la nube. 

En general, Google Docs funciona como el equivalente a Microsoft Word creado por Google, pero sumando funciones para colaborar en el procesamiento de documentos de forma grupal, compartir directamente con otros usuarios e integrarse con otras herramientas. 

Google Sheets

Google Spreadsheets, más tarde llamado Google Sheets, es una aplicación de Google diseñada con la finalidad de crear y editar hojas de cálculo vía web, almacenando todo el contenido en la nube de Google Drive. 

Al igual que otras herramientas del paquete de ofimática de Google, esta aplicación permite la colaboración y edición de varios usuarios de forma simultánea, facilita el modo de compartir archivos y enlaces para visualizar el contenido o descargarlo en distintos formatos. 

Google Slides 

Google Slides, conocida popularmente como la herramienta de presentaciones de Google, es una aplicación ofimática basada en la web. Fue creada por Google en el año 2006, bajo la finalidad de crear y editar presentaciones que resulten atractivas visualmente, pero sin depender de grandes conocimientos técnicos en el área de diseño para obtener resultados decentes (algo así como Power Point). 

Al igual que otras aplicaciones del paquete informático de Google, este programa de presentaciones se integra con Google Drive para almacenar todas las creaciones dentro de tu unidad, garantizar el acceso y descarga, compartir permisos a los usuarios, colaborar simultáneamente, entre muchas otras opciones. 

Conoce más acerca de cómo crear presentaciones en la nube con ayuda de Google 👈  

Formularios de Google 

La aplicación Google Forms, traducida al español como Formularios de Google, es una herramienta para crear formularios, encuestas y cuestionarios en línea directamente desde tu cuenta de Google. 

Con Google Forms tendrás la oportunidad de editar todo el contenido que se muestra en los formularios, compartirlos fácilmente con otros usuarios y sobre todo, programar notificaciones y alertas que se envían directamente a tu correo Gmail para monitorear los resultados desde el primer instante. 

¿Cómo acceder a Google Drive? 

Para tener acceso a tu unidad de almacenamiento en la nube, junto a todos los servicios, funciones y otros productos digitales vinculados a Google Drive, el único requisito es crear una cuenta de correo electrónico Gmail e iniciar sesión con ésta para verificar tu identidad antes de entrar a Drive. 

¿Aún tienes dudas? Veamos dos formas en las que acceder a Drive una vez que ya has iniciado sesión con tu cuenta Gmail:

Acceso a Drive a partir de enlace oficial

  • Haz clic en el botón “Ir a Drive”.
  • Automáticamente serás redirigido a tu espacio en Google Drive y podrás visualizar toda tu lista de carpetas y archivos recientes, ubicar contenido a través de la barra del buscador, verificar las últimas modificaciones, echar un vistazo a los archivos de Drive que otros usuarios han compartido contigo directamente, etc… 
Google Drive

Acceso a Google Drive a partir de aplicación web

Si utilizas el navegador Google Chrome, también puedes acceder a Drive desde la barra de tareas de este explorador, haciendo clic sobre el botón aplicación ubicado en la esquina superior izquierda: 

Google Drive

En la sección de aplicaciones, haz clic en Google Drive:

¡Y listo! Una vez más tendrás acceso a toda tu unidad de Google Drive. 

Acceso a Google Drive a partir de aplicación móvil

También puedes utilizar Google Drive como aplicación móvil, descargando la app gratuita directamente desde la tienda de tu dispositivo.

Si utilizas un equipo con sistema operativo Android en una de sus versiones más recientes, es probable que notes cómo la aplicación ya viene pre-instalada, así que solo debes iniciar sesión para vincular con tu cuenta Gmail.

Crear o subir archivos a Google Drive 

Tu unidad de Google Drive ya viene con espacio en en gigabytes (GB) para que comiences a almacenar archivos y documentos de todo tipo; sin embargo, la pregunta aquí es: ¿Cómo comenzar a utilizar Drive para guardar el contenido que deseas tener en la nube? 

Primero, si lo que buscas son los documentos que las personas comparten contenido mediante correo Gmail, ya sea con un enlace o archivo proveniente de Google Drive, estos se almacenan de manera automática en tu unidad. Los podrás visualizar desde el panel de control, haciendo clic sobre la opción “Compartido conmigo”.

Crear o subir archivos a Google Drive

Para visualizar el archivo, descargarlo, dejar notas o hacer modificaciones, solamente hacer clic sobre el título del documento para abrirlo en una nueva pestaña. 

Por otro lado, si lo que te interesa es subir archivos o crear documentos desde cero, pulsa sobre el botón “Nuevo”:

Automáticamente se desplegará un menú con diferentes opciones. 

Allí puedes elegir entre subir un archivo que ya tengas descargado en tu ordenador, (conservando el formato original), subir una carpeta completa de archivos, crear nuevos documentos de texto, archivos de presentaciones, hojas de cálculo y formulario con ayuda de las herramientas de Google diseñadas con dichas finalidades.

Todos los documentos y archivos creados o subidos a la nube de Drive bajo a este método, quedarán almacenados de forma directa en tu unidad, es decir, sin que debas guardarlos manualmente. 

¡Y eso es todo! Ya puedes comenzar a crear o subir documentos y archivos a Google Drive según tus preferencias. 

Ventajas y desventajas de Google Drive 

Como todo servicio digital o software, Google Drive tiene cualidades tanto positivas como negativas. A continuación haremos un repaso por los aspectos más resaltantes de esta aplicación, en sus dos polos:

Ventajas 

Entre los puntos positivos que destacan al utilizar la herramienta tenemos: 

  • 15 GB disponibles de forma gratuita para comenzar a almacenar archivos a partir del momento en que empiezas a utilizar tu cuenta.
  • Integración y sincronización rápida con múltiples aplicaciones y herramientas del servicio de Google.
  • Acceso a todas las actualizaciones y versiones antiguas de un archivo para no perder ningún detalle accidentalmente.
  • Acceso a edición de archivos sin conexión (deberás activar el acceso sin conexión previamente). 
  • Conexión directa con otros dispositivos. 
  • Posibilidad de editar documentos de forma conjunta. 
  • Posibilidad de extender funcionalidades. 
  • Múltiples formatos de archivo compatibles con las funciones de almacenamiento. 
  • Posibilidad de encriptar documentos con información que deseas mantener de forma segura. 

Desventajas 

Mirando la otra cara de la moneda, también hay una serie de aspectos que los usuarios de Google Drive reportan como desventajas o cualidades negativas que podrían mejorarse para una mejor experiencia con la herramienta. 

Estas son algunas desventajas que puedes encontrar: 

  • En caso de que planees manejar un volumen amplio de archivos y datos, deberás pagar por la extensión a un plan premium. Sobre todo, si trabajas con vídeos o fotografías de alta calidad…
  • La mayor parte del tiempo, depende de una conexión a internet estable para acceder a los archivos almacenados en tu unidad. 
  • La experiencia de usuario al utilizar la colaboración conjunta puede volverse altamente confusa si hay muchos usuarios editando simultáneamente o no existe una buena coordinación previa.  
  • Al igual que cualquier servicio de alojamiento en la nube, Drive no está exento de sufrir caídas o interrupciones en el servicio, como ya ha sucedido previamente, aunque sea por periodos muy cortos. 

Si bien esto no suele representar una desventaja significativa para el usuario promedio, las empresas a gran escala que contratan servicios de Google Drive, pueden experimentar grandes pérdidas u otro tipo de inconvenientes por el simple hecho de no tener acceso al Drive durante unos instantes. Para nómada digital o freelance, esto no es un problema.

Conclusiones sobre Google Drive

Como ves, Google Drive es una poderosa herramienta para utilizar en tu día a día, especialmente en el contexto laboral en remoto, ya que permite el acceso centralizado a archivos y documentos de los cuales depende el equipo de trabajo, optimizando mucho el tiempo que dedican a localizarlos y obtener el acceso. 

Sin duda, se trata de una herramienta que merece la pena conocer de cerca, en especial si te interesa familiarizarte con las principales aplicaciones digitales utilizadas para trabajar en remoto. 

¿Y tú? ¿Has utilizado Google Drive anteriormente? ¿Cuáles son tus opiniones sobre este servicio de Google? ¡Responde en los comentarios! 

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