La ofimática es un enfoque integral que emplea una amplia gama de técnicas, aplicaciones, programas y herramientas informáticas para optimizar y automatizar las tareas de oficina mediante el uso de la tecnología. Los principales programas de ofimática se centran en satisfacer necesidades relacionadas con el procesamiento de datos, la recopilación de información, la comunicación, la presentación, la organización de actividades y el cálculo.
Estos programas de ofimática ofrecen numerosos beneficios al agilizar tareas sin requerir una alta cualificación para su ejecución. Sin embargo, es esencial contar con ciertos conocimientos en los principales software de ofimática para aprovechar al máximo sus ventajas y las oportunidades de automatización que brindan.
En Trabajarporelmundo.org, te presentamos los principales programas de ofimática que debes conocer y dominar para mejorar tu perfil profesional e incluir en tu currículum.
Beneficios de aprender y dominar las herramientas de ofimática
- Aumenta la eficiencia en el trabajo: Al saber cómo usar programas como Excel, Word o PowerPoint, una persona puede realizar tareas de manera más rápida y eficiente, lo que puede aumentar su productividad y reducir el tiempo que le toma completar sus tareas.
- Facilita la organización: Los programas de ofimática son ideales para organizar la información, realizar seguimientos y planificar tareas. Una persona que conoce estos programas puede gestionar su tiempo y sus tareas de manera más efectiva.
- Mejora la comunicación: La mayoría de los programas de ofimática permiten la creación y el envío de correos electrónicos, lo que facilita la comunicación entre colegas y clientes. Además, programas como Skype o Teams permiten realizar reuniones virtuales de manera fácil y rápida.
- Amplía las posibilidades laborales: Saber utilizar programas de ofimática puede abrir las puertas a una amplia gama de empleos, ya que muchos trabajos requieren conocimientos básicos de estos programas.
- Mejora la presentación de informes: Los programas de ofimática permiten la creación de informes y presentaciones con un aspecto profesional y pulido. Una persona que conoce cómo utilizar estas herramientas puede crear informes y presentaciones efectivas y de alta calidad.
- Ahorra tiempo y dinero: Al utilizar programas de ofimática, una persona puede realizar tareas de manera más eficiente, lo que puede reducir el tiempo y el costo que le toma completarlas. Además, muchos programas son gratuitos o tienen un costo muy bajo, lo que reduce el costo de las herramientas necesarias para realizar el trabajo.
Principales programas de ofimática
Veamos a continuación cuáles son los principales programas de ofimática:
Microsoft Word
Es el programa de ofimática más conocido de todos. Como sabrás, es un procesador de textos que te da la oportunidad de crear, editar y modificar documentos de textos.
Este programa de Microsoft cuenta con una serie de atajos de teclado que al manejar con precisión te harán la vida en la oficina mucho más fácil y rápida.
Microsoft Excel
Otro de los programas esenciales de la ofimática, con este tendrás tus operaciones aritméticas a un clic y del modo más automatizado gracias a sus hojas de cálculo. Es un básico de las empresas y sorprendentemente, muchas personas no están cualificadas para manejarlo.
Microsoft PowerPoint
Seguro ya lo has usado para crear presentaciones visuales y te ha sido de gran utilidad. Permite combinar diapositivas multimedia con imágenes, textos, sonidos, vídeos e incluso, animaciones.
Google Drive
Es un lugar seguro para todos tus archivos ya que los guarda en la nube para que puedas acceder rápidamente a ellos desde cualquiera de tus dispositivos con conexión (e incluso podrás configurar la opción de verlos aún cuando te encuentres offline).
Google Docs
Alojada en Drive, es como la versión “en la nube” y mucho más interactiva del programa Microsoft Word. Te permite crear, editar documentos y recibir feedback preciso desde cualquier parte del mundo.
Google Slides
Es el equivalente de Microsoft PowerPoint en la suite ofimática gratuita y en la nube que ofrece Google. Te permitirá crear presentaciones más interactivas y que acabarán con los clásicos problemas de compatibilidad que a veces se producen cuando usamos PowerPoint entre ordenadores con distintos sistemas operativos.
Google Spreadsheets
Se trata de un servicio de ofimática muy similar al Microsoft Excel, pero con la facilidad de alojarse en la web para fácil acceso al momento de compartir y realizar ediciones imprevistas.
Dropbox/Dropbox Paper
Al igual que Google Drive, también aloja en su nube archivos multimedia al alcance de todo el equipo en cualquier lugar. Dentro cuenta con una herramienta llamada Dropbox Paper que permite la creación de documentos colaborativos que aportarán eficiencia al trabajo en equipo.
Skype
Skype es un programa permite a los usuarios comunicarse a través de videollamadas, mensajes instantáneos y compartir archivos con otras personas que poseen este programa y en cualquier parte del mundo.
Zoom
Zoom forma parte de esa lista de programas/aplicaciones web que sirven como una alternativa a Skype que cada día las oficinas adoptan más, especialmente para gestionar equipos remotos y facilitar sus conferencias mediante videollamada.
Slack
Slack es un herramienta de ofimática presenta canales de comunicación en tiempo real divididos por temáticas, grupos e integración con otras aplicaciones muy útiles en la era digital.
Es uno de los programas relacionados a la vida ofimática de popularidad reciente gracias al crecimiento que ha obtenido en los últimos años en empresas relacionadas al desarrollo de nuevas tecnologías, agencias de publicidad y comunicación.
Asana
Asana es un programa o aplicación web llega al mundo de la ofimática para organizar por proyectos, tareas, subtareas y equipos. Muchas empresas depositan toda confianza en éste, incluso empresas de la talla de Facebook.
Con Asana tendrás la oportunidad de centralizar en una única aplicación la gestión de todas esas tareas de forma global, pudiendo organizar la información en diferentes proyectos, dando prioridad o etiquetando las tareas propias, asignarlas a otras personas que formen parte del proyecto, etc, en síntesis: gestionando también la productividad en nuestros proyectos.
Trello
Trello es una herramienta de administración de proyectos basada en el modelo y sistema de la metodología ágil Kanban.
La facilidad de Trello para la administración de proyectos es que registra hasta el más minucioso detalle y al igual de en la metodología Kanban, lo hace de forma muy visual para no perder nada de vista cuando se trata de actividades por ejecutar, actividades que se están realizando en el momento y actividades que ya han finalizado.
Para finalizar sobre los programas de ofimática
Como verás, estos programas de ofimática hacen nuestra vida más fácil gracias a lo intuitivos que son al momento de operar y cumplir con otros criterios importantes como ser accesibles sin incurrir en dinero extra, ser adaptables al crecimiento de las necesidades comerciales y resolver problemas en lugar de agregarlos.
Cada día surgen más paquetes y “suites” que ofrecen soluciones con una lista de programas de ofimática con la promesa de arreglar tu día a día, para ello debemos decir que cada sector empresarial, negocio o servicio profesional independiente es único y sus necesidades también lo son.
¿Usas algunos de estos programas? ¿Se encuentra en la lista? ¿Lo has añadido en tu currículum? ¡Comenta y déjalo saber!
