Asana es una de las aplicaciones usadas para aumentar la organización y productividad de un equipo. Una de las herramientas que mayor relevancia ha alcanzado en los últimos años, en general, gracias al auge del trabajo freelance o a empresas con equipos remotos distribuidos en distintas partes del mundo.
Si trabajar en remoto, quieres hacerlo en un futuro, o simplemente quieres adquirir nuevas habilidades para tu currículum o futuros proyectos, Asana es una de las tantas opciones que podrías considerar en tu abanico de preferencias.
Dicho esto, no podíamos dejar pasar la oportunidad de contarte más acerca de qué es esta herramienta, qué funcionalidades incluye y cómo dar tus primeros pasos en la creación, distribución y organización de las tareas.
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Qué es Asana
Asana es una aplicación web y móvil que permite crear, distribuir y gestionar el flujo de trabajo de tareas y proyectos con la finalidad de mantener un ciclo de productividad y orden de inicio a fin.
Es así como Asana ofrece una serie de soluciones para planificar tareas y mantenerte a ti y a todos los integrantes de un equipo de trabajo coordinados en sus responsabilidades, tiempos de entrega, pasos para llevar a cabo un proyecto en su totalidad y organización de los recursos necesarios para abordar las actividades, todo esto con la ayuda de una interfaz sencilla y enfocada únicamente en los aspectos más importantes.
Funciones de Asana
Para planificar una estructura de trabajo centralizada, Asana ofrece una serie de funcionalidades que vale la pena conocer si deseas adentrarte en el uso de esta herramienta.
A continuación mencionaremos cuáles son sus funciones más destacables:
Creación de proyectos
La mejor forma de atacar las grandes responsabilidades, es dividiéndolas en proyectos clasificados, por ende, esta aplicación permite alojar espacios de trabajo dedicados a un proyecto específico, dentro del cual es posible crear tareas y subtareas separadas por orden de prioridad o ejecución, designando con claridad a los responsables del trabajo en cada fase.
Creación de tableros
A través de los tableros, Asana ofrece una visualización plena de las fases del proyecto general, que permite tener siempre “a la vista” el estatus de cada una de las actividades por realizar, en proceso de elaboración u oficialmente terminadas.
Estos tableros interpretan un rol muy importante a la hora de hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades dentro de los marcos de tiempo y trabajo previamente delimitados, identificando puntos fuertes y débiles en el flujo productivo.
Creación de cronogramas
Asana incluye la posibilidad de crear cronogramas en los cuales asignar los marcos temporales que formalmente se deben seguir al realizar determinadas tareas y proyectos, oficializando y poniendo a los integrantes de acuerdo en las fechas y horas de entrega correspondientes para cada tarea.
Creación de calendarios
Con ayuda de las funcionalidades del calendario de Asana, podrás obtener una visión general de tus responsabilidades, compromisos y recordatorios puntuales tanto de tus actividades a nivel individual como las del equipo de trabajo general.
Integración de la información
Si vas usar Asana como una herramienta de centralización de recursos necesarios para abordar determinadas tareas o proyectos, la aplicación ofrece la oportunidad de registrar este tipo de recursos (por ejemplo, correos, archivos, textos, etc…) para tener todo al alcance a la hora de comenzar un día de trabajo productivo.
Esta función es útil en especial si compartes la herramienta con un equipo y quieres ahorrar el tiempo que lleva localizar toda la información y elementos necesarios para trabajar en un proyecto almacenando la mayoría de los detalles en un solo sitio.
Integración con otras aplicaciones
Asana se conecta fácilmente con otras de las aplicaciones popularmente utilizadas por equipos de trabajo en remoto o trabajadores autónomos que quieren organizar sus espacios de trabajo en línea de manera óptima.
Por ejemplo, herramientas como el correo electrónico que posiblemente utilizas, Slack , Jira, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello, Evernote, entre muchas otras, tienen la opción de conectarse con Asana y fusionar propósitos desde un espacio común.
Posibilidad de programar recordatorios
Como mencionamos en el punto anterior, Asana es fácilmente integrable con diversas aplicaciones que hoy en día son parte imprescindible del trabajo de muchas personas, especialmente el correo electrónico y Slack.
Por ello, permite conectar la herramienta y programar recordatorios que periódicamente te notificarán sobre las actividad en las que has sido designado responsable, las tareas de otros que debes monitorear, las alertas de entregas diarias, entre otras opciones que harán que no dejes todo en manos de tu memoria.
Cómo registrarse en Asana
Para comenzar en Asana, lo primero de todo es registrarte. A continuación enumeramos lo que debes hacer para crear una cuenta gratuita en Asana.
- Accede a la plataforma oficial de Asana.
- Haz clic en el botón “Prueba gratis”
- Ingresa tu email de trabajo o el correo electrónico que utilizas habitualmente para comunicarte con compañeros de trabajo, supervisores y/o clientes.
- Verifica tu correo electrónico en el mail que automáticamente debería llegar a tu bandeja de entrada y finaliza el registro.
- Rellena los campos solicitados con tu nombre completo, una contraseña segura para tu cuenta, selecciona el tipo de trabajo que realizas, tu método preferido de organización diaria, etc.
¡Listo!
Ya tienes todo para comenzar a explorar las opciones de Asana, así que automáticamente la aplicación te llevará a la creación de tu primer proyecto para planificar todas las tareas pendientes.
Qué son los espacios de trabajo de Asana y cómo crear uno
Si ya estás registrado en Asana, lo siguiente es comenzar a darle vida a un espacio de trabajo, es decir, un lugar común en el cual se agrupan los proyectos y tareas de las que es necesario hacerse cargo junto a todas las personas involucradas en el equipo de trabajo.
Por ejemplo, un espacio de trabajo puede ser un sitio en el cual reunir tus responsabilidades con un cliente en concreto o con una empresa, de manera que puedas clasificar y separar cada uno en un sitio especial, dando lugar a diferentes workspaces para cada compromiso y evitando mezclar o confundir unos proyectos con otros.
Por lo general, cuando te registras, la aplicación instantáneamente crea un espacio dedicado al área o proyecto en el cual estás trabajando en el momento en que abres la cuenta; sin embargo, es probable que más adelante necesites generar nuevos workspaces.
A continuación veremos paso a paso cómo crear tu primer workspace por cuenta propia, así que toma nota:
- Ingresa a tu pestaña personal de Inicio:
- Haz clic en el botón de tu avatar de usuario, selecciona la opción “Más” en el menú y luego haz clic en “Crear un nuevo espacio de trabajo”.
- Se abrirá un recuadro en el que podrás insertar el título del espacio de trabajo (por ejemplo, el nombre del equipo, cliente o empresa en la que trabajas) y mencionar el correo electrónico de los integrantes del equipo para que les llegue una invitación vía mail y puedan unirse (en caso de que trabajes junto a más personas).
¿Cómo crear un nuevo proyecto en Asana?
Una vez que tu espacio de trabajo ha sido creado, es hora de poner manos a la obra con los proyectos que esperan en la lista de tareas pendientes.
Recuerda que un proyecto no es una tarea como tal, sino un objetivo del cual derivan diversas subtareas que poco a poco llevarán a cumplir la meta esperada.
Toma nota de los pasos que veremos a continuación para que puedas empezar a crear el tuyo.
- Desde el panel central del espacio de trabajo al que quieres que pertenezca el proyecto, haz clic en la opción “Nuevo proyecto”.
- Podrás elegir entre crear un proyecto en blanco (empezar desde cero), utilizando una plantilla de apoyo o importando una hoja de cálculo desde otra herramienta vinculable con Asana. Nosotros presentaremos un ejemplo con la opción desde cero.
- Rellena los campos solicitados con el nombre del proyecto, las opciones de privacidad y selecciona cómo quieres que se visualice (a través de listas, tableros, cronogramas, etc…)
¡Eso es todo!
Ya tienes lo que necesitas para comenzar a crear y asignar tareas y subtareas sin problemas.
Cómo crear una nueva tarea
Ahora que ya tienes un proyecto, es hora de comenzar a planificar cuáles son las tareas y subtareas que es necesario realizar para cumplir los objetivos trazados.
A continuación veremos paso a paso cómo crear tareas, editarlas y asignarlas a uno o varios miembros del equipo (incluso si se trata de ti mismo), con sus respectivas fechas límites de entrega. Toma nota:
- Dentro del proyecto para el que deseas crear tareas, haz clic en la opción “Agregar tarea”.
- Escribe el nombre de la tarea.
- Asigna la tarea al responsable de llevarla a cabo (podrás seleccionarte a ti mismo si es el caso). Recuerda que solo se otorga permiso de delegar tareas a personas que estén dentro del espacio de trabajo creado, por ende, tendrás que invitar vía mail a todos los usuarios a los que planees designar responsabilidades.
- Selecciona la fecha límite de entrega en el calendario (también podrás añadir una hora e incluso programar que la tarea se repita con determinada frecuencia en caso de que sea una responsabilidad continua).
- Además, tienes la opción de editar y agregar detalles a la tarea haciendo clic sobre ésta, de manera que podrás describir especificaciones para llevarla a cabo, crear subtareas específicas y adjuntar o hipervincular recursos necesarios para ejecutar todo correctamente.
Precios y planes de Asana
Asana es una aplicación con planes tanto gratuitos como de pago entre los que puedes seleccionar aquellos que mejor se ajusten a tus necesidades según las condiciones que ofrecen.
En la siguiente tabla comparativa podrás ver todos los planes disponibles con su respectivo coste.
Conclusiones sobre Asana
Ahora te toca a ti determinar si esta aplicación está a la altura del nivel de productividad y organización que deseas alcanzar para cubrir tus responsabilidades, o, en caso de que sea de uso obligatorio dentro de tu equipo de trabajo, comenzar a familiarizarte con mayor profundidad con las opciones y funcionales que Asana puede ofrecer.
Recuerda que cuando se trata de herramientas que ayudan a ser más productivo, parece que en el mercado cada día nacen nuevas opciones competitivas que frecuentemente estamos analizando desde Trabajar por el Mundo, así que no dejes de mantenerte al día con nuestras publicaciones para descubrir guías completas de uso para las herramientas que ayudan a trabajar para empresas a distancia o en modalidad freelance.
