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Notion: Qué es y cómo puede ayudarte a organizar el trabajo

Con el auge del trabajo a distancia, tanto para empresas como para profesionales que deciden convertirse en freelance, se eleva la necesidad de contar con herramientas como Notion que permitan gestionar y centralizar en un solo sitio tareas, proyectos, contenidos, bases de datos, calendarios, listas, etc… 

Notion es justamente una de esas herramientas que nacen con la misión de aumentar la productividad y efectividad de los equipos de trabajo o los profesionales independientes que requieren tener a la mano un panel completo en el cual visualizar el estatus de sus proyectos y depositar el material y los procesos requeridos para llevar mejor el trabajo. 

Si quieres entender paso a paso las funciones de Notion y conocer más de cerca cómo trabajar mano a mano con esta aplicación, a continuación te ofreceremos todos los detalles necesarios.

Lo primero de todo será saber…

Qué es Notion

Notion es una herramienta de organización para empresas y profesionales que cumple el objetivo de gestionar todos los procesos, recursos e información necesaria para llevar a cabo un trabajo, centralizando cada detalle en un único espacio, que a su vez está dividido y organizado meticulosamente en diferentes áreas para mantenerlo en orden.

Nace con la promesa de ser un “Espacio de trabajo todo en uno”, y ofrece la oportunidad de almacenar todo tipo de documentos, archivos, enlaces, bases de datos, proyectos, gestores de tareas, calendarios, listas, etc… 

La idea central es que todo el equipo de trabajo pueda acceder y encontrar lo que está buscando sin ningún inconveniente o necesidad de perder el tiempo preguntando dónde está “X” archivo o quién podría enviar “X” documento. 

Cómo funciona Notion

La aplicación funciona tanto online como offline (sincronizando todas las actualizaciones realizadas una vez que te conectas a una red de internet) y permite acceder a un panel completo de opciones y espacios en donde puedes documentar y gestionar todos los procesos de trabajo que realizas. 

Además de los espacios predeterminados que vienen incluidos cuando abres la aplicación, también puedes editar y crear nuevos espacios para darle la finalidad que mejor se ajusta a tus necesidades.

Por ejemplo: puedes crear wikis, diarios, notas, listas de tareas, paneles de gestión de proyectos estilo Trello, bases de datos, etc…  

Imagina que Notion es una libreta que usas para apuntar absolutamente todo lo que descubres o pasa por tu cabeza, solo que en esta ocasión estás ante una versión digitalizada y más organizada. 

¿Cómo crear una cuenta en Notion? 

A continuación detallaremos el proceso para darte de alta: 

  • La herramienta te permitirá registrarte directamente con Google o con la cuenta de correo electrónico que desees utilizar. Selecciona la opción de tu preferencia.
Cómo crear una cuenta en Notion
  • Acepta los términos y condiciones.
  • Elige si te gustaría usar Notion en modalidad individual o grupal. Una vez seleccionada tu opción preferida, haz clic en “Llévame a Notion”.
usar Notion en modalidad individual o grupal

¡Listo!

Si seguiste los pasos, ya tienes que estar en tu espacio de trabajo en Notion y podrás comenzar a configurar tus páginas y subpáginas de contenido.

Al iniciar, la aplicación te dará una pequeña introducción presentando algunos datos básicos para que conozcas cómo funciona y poder comenzar a agregar información en tu panel de trabajo.

espacio de trabajo en Notion

Opciones de Notion y cómo usarlas

Notion es una herramienta que ofrece múltiples opciones, básicamente te permite registrar cualquier cosa; sin embargo, ahora mismo nos enfocaremos concretamente en los usos más comunes de Notion y te indicaremos paso a paso como realizarlos. 

Crear nuevas páginas y bloques en Notion

Como hemos mencionado, una vez que ingresas a tu panel de Notion, hay varias páginas que se crean automáticamente. Sin embargo, es probable que te interese agregar más opciones a tu panel, así que sigue los pasos que veremos a continuación: 

  • Observa tu panel de contenidos registrados en Notion y haz clic en “Agregar una página”.
Crear nuevas páginas y bloques en Notion
  • Se creará una página sin título que puedes editar bajo tus preferencias, para introducir cualquier entrada solo debes utilizar el comando “/” e inmediatamente se desplegará un menú completo de todas las opciones que puedes agregar (por ejemplo, texto, listas, hipervínculos, colores, emojis, tablas, galerías de imágenes, etc… ).
página sin título que puedes editar bajo tus preferencias
bloques básicos de Notion

Utilizar plantillas en Notion

Si tienes que crear una nueva página y deseas ahorrar tiempo en desarrollar toda la estructura, tienes la opción de clonar las plantillas prediseñadas de Notion y mantener tus páginas estéticamente organizadas. Sigue los pasos indicados a continuación:

  • Selecciona la categoría “Plantillas” en tu índice de opciones:
clonar las plantillas prediseñadas de Notion
  • Automáticamente se abrirá una ventana con todas las opciones de plantillas que puedes agregar a tu panel y usar en cualquier momento (verás desde diarios, agendas, planificadores de viajes, listas de tareas, hasta rastreadores de hábitos). 
  • Una vez que localices una opción que te guste, haz clic en “Usa esta plantilla” y automáticamente se agrega a tu panel central listo para su edición. 
Plantilla Notion

Gestionar las tareas y el calendario con Notion

Otra de las funciones principales de Notion es servir como un gestor de tareas pendientes y recordatorios. Para ello, las dos opciones comunes son los tableros al estilo Trello y el calendario general

Tareas al estilo Trello

Trello es una herramienta de productividad que toma inspiración de la metodología Kanban para gestionar las actividades en las que debes trabajar, dividiendo cada una en tareas pendientes, tareas en progreso y tareas realizadas. 

La idea es que con tan solo un vistazo a la pantalla, puedas obtener un vistazo del estatus de los proyectos y responsabilidades que debes gestionar y determinar si existe algún tipo de “atasco” que no permite avanzar. 

Si entras a la página de “Lista de tareas” de Notion, podrás gestionar tus responsabilidades y/o las de tu equipo de trabajo de esta forma. Al final quedaría algo así:

Gestionar las tareas y el calendario con Notion

Tareas en el calendario

Si eres una persona que debe cumplir responsabilidades dentro de fechas específicas, también puedes acompañar tu organización con el calendario de Notion

Para ello solo debes crear una nueva página, editar el título para cambiar el nombre a “Calendario” y entre las opciones de edición que aparecen en pantalla, seleccionar la que diga calendario (también puedes añadirlo usando el comando “/calendar” para ubicar la opción). 

Una vez con el calendario creado, podrás agregar tareas a las fechas concretas en donde donde debes cumplir cada una. 

Calendario Notion
Calendario gestión en Notion

Gestionar bases de datos y hojas de cálculo en Notion

Si trabajas con datos y quieres introducirlos en un solo sitio de manera organizada, puedes crear una página para cada base de datos y hoja de cálculo que quieras añadir. 

Para introducir tu base de datos, una vez más, utiliza el comando “/” y ubica la opción “Table” o directamente escribe “/table” para acceder a la opción rápidamente. 

Se creará automáticamente una plantilla de tabla al estilo de hoja de cálculo y podrás editar cada detalle.

Gestionar bases de datos y hojas de cálculo en Notion
Gestión Base de Datos con Notion

Compatibilidad de Notion ¿Dónde está disponible?

Notion presenta la opción de usar su herramienta en diferente modalidades y dispositivos, así que queda en tu elección darle uso en donde resulte más conveniente y cómodo para ti. Por el momento la aplicación está disponible para: 

  • Aplicaciones de escritorio en Windows y Mac
  • Uso interno en el navegador (solo necesitas ingresar a https://www.notion.so/ e iniciar sesión con tu cuenta). 
  • Aplicaciones para el móvil, tanto en Android como iOS.
  • Extensiones en los navegadores Google Chrome y Firefox

Conclusiones 

En un principio, entender y usar Notion puede parece un poco complicado. Una vez que ingresas a la aplicación, te encuentras ante una cantidad exagerada de opciones entre clic y clic; sin embargo, si sigues los pasos de uso que vimos previamente, en poco tiempo estarás familiarizado con todo lo que necesitas para sacar provecho de esta aplicación. 

Ten en cuenta que si trabajas en remoto o tus objetivos ahora mismo apuntan a adentrarte en esta modalidad de trabajo, Notion es una de las herramientas que recientemente se ha incorporado a la gama de aplicaciones que las empresas o profesionales deben conocer para familiarizarse mejor con el entorno y la organización adicional que exige del empleo a distancia. 

Si has usado Notion u otra herramienta de este tipo en tu día a día laboral (e incluso para tu propia organización personal), puedes dejarnos un comentario contando tu experiencia. 

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