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¿Qué es la metodología Kanban y cómo usarla para organizar tu trabajo?

La metodología Kanban es de esos pocos métodos de organización capaces de adaptarse y funcionar dentro de cualquier contexto, desde gestionar ágilmente a un equipo de trabajo para desarrollo de software hasta organizarse a nivel personal para gestionar pendientes laborales de tu vida freelance

Encontrar un método para gestionar mejor las tareas pendientes y desarrollar procesos de trabajo mas productivos, no es algo tan sencillo. Aunque es cierto que existen muchas opciones para organizarte en el trabajo, es normal que se genere “ruido” y dificultades para saber cuáles se adaptan a nuestras necesidades. 

Sea cual sea tu caso, hoy vamos a contarte más acerca de qué es la metodología Kanban y cómo aprovecharla en tu día a día para finalizar tu jornada con todas las tareas tachadas de la lista y vivir con menos estrés y más tiempo libre para la satisfacción personal.

Así que 3, 2, 1… ¡descubramos más!

Qué es Kanban

La palabra “Kanban” tiene su origen en el idioma japonés y vendría a significar algo así como “tarjetas visuales” o “carteles visuales”, por lo que el método Kanban se define como una técnica ágil que permite observar el progreso del trabajo y las tareas que estamos desarrollando de una forma muy visual y clasificada por cada fase del recorrido, desde el momento en que están en tareas pendientes hasta que llegan a ser tareas realizadas. 

Para ello, la metodología Kanban usa un modelo de tarjetas, en versión física o digital, donde puedes visualizar tres columnas a las que asignas títulos que, directamente describen sus funciones:

  • Columna de “tareas por hacer”
  • Columna de “tareas en progreso”
  • Columna de “tareas completadas”

El método Kanban fue ideado a finales de los años 40, por la reconocida empresa de fabricación de automóviles Toyota, originalmente con el objetivo de minimizar los gastos por producción evitando desperdicios dentro de las fases de trabajo. Sin embargo, hoy en día es aplicado para gestionar todo tipo de tareas por las grandes compañías del mundo, especialmente del sector TI. 

¿Cuál es el propósito de la metodología Kanban?

El objetivo principal de Kanban es que tú, o la persona responsable de gestionar los proyectos, puedan identificar el estado de cada tarea rápidamente con tan solo echar un vistazo a las columnas de trabajo

Esto permite identificar si existen “atascos” (también conocidos como “cuellos de botella”) por exceso de tareas en proceso que están afectando la productividad, o también, detectar tareas que no han empezado a realizarse y comienzan a sufrir retrasos en la entrega. 

Además, el uso de Kanban también puede ser una forma de obtener un indicativo rápido de cuando las cosas están marchando bien y el equipo ha dado lo mejor de sí para completar todas o la mayor parte de las tareas de forma ágil y eficaz. 

¿Cuáles son los principios de Kanban?

Para exprimir al máximo esta metodología,  Kanban en sí propone una serie de cuatro principios básicos que garantizarán su desempeño. A continuación pasaremos a describirlos:

Principio #1: empezar simple y básico 

Como ya mencionamos, Kanban busca adaptarse a cualquier tipo de trabajo sin necesidad de perder tiempo ajustándose a la metodología o entrenando a todo el equipo para que comprenda cómo funciona, por lo que no requiere configuración previa y puede ser aplicado de manera inmediata sobre flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar fallos productivos. 

Principio #2: comprometerse a buscar el cambio incremental y evolutivo

La metodología Kanban está diseñada con el propósito de que tú, a la hora de gestionar tus tareas y proyectos pendientes, puedas identificar oportunidades de mejora para optimizar y perfeccionar tu proceso de trabajo de manera continua. 

Principio #3: respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales

Kanban reconoce que los procesos en curso, los roles, las responsabilidades y los cargos existentes pueden tener mucho valor y hace un llamado a pensar en éstos en todo momento como una parte esencial de la gestión productiva de las tareas o proyectos. 

Principio #4: animar el liderazgo en todos los niveles

Este es uno de los principios más importantes que propone la metodología Kanban, ya que prioriza esos pequeños actos de liderazgo que surgen día a día por parte de cualquier persona, sin importar que no ocupe un cargo de gestión de primer nivel.

Kanban es inclusivo con todas las partes que componen un equipo de trabajo, ya que fue diseñado para cualquier persona que quiera fomentar una mentalidad de mejora continua en su productividad personal. Esto no puede ser una actividad a nivel de dirección, sino por iniciativa personal. 

¿Cómo poner en práctica la metodología Kanban? 

A continuación va a conocer cómo se pone en práctica la metodología Kanban. Para ello, vamos a mostrarte un ejemplo de tablero digital, que también puedes realizar en versión física con ayuda de una pizarra y uno que otro post-it.

Cómo poner en práctica la metodología Kanban

En la segunda imagen visualizarán otro tablero digital creado en Trello, una aplicación que permite gestionar tus tareas usando la metodología Kanban de forma sencilla e intuitiva.

Tablero Trello metodología Kanban

Como ves, la metodología Kanban es mucho más que un método de organización, aunque ese sea su principal objetivo, si lo vemos desde un marco general, es una filosofía de trabajo orientada a la productividad, que se puede extrapolar a cualquier rutina que llevamos en nuestro día a día. 

Y tú, ¿ya has utilizado la metodología Kanban a nivel personal o en compañía de un equipo de trabajo?

¡Cuéntanos tu experiencia en los comentarios!

1 comentario en «¿Qué es la metodología Kanban y cómo usarla para organizar tu trabajo?»

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