Si estás en busca de una herramienta digital para que combine lo mejor de los documentos, las hojas de cálculo y los asistentes de administración de proyectos, Coda es una opción que puedes tener en cuenta a la hora de trabajar en remoto.
Las herramientas digitales, sobre todo las diseñadas para gestionar proyectos de forma productiva y eficiente, son una de las bases que permiten el trabajo a distancia sin la necesidad de reunir a todo un equipo en la misma oficina.
Coda es una herramienta muy similar a Notion que te permite llevar un registro claro y altamente documentado de todos los procesos y actividades que se desarrollan en una empresa.
Si quieres prepararte con las tendencias de herramientas digitales para trabajar remoto y conocer más sobre Coda, la herramienta de documentación y gestión de tareas que están utilizando empresas como Uber, Spotify, Square o Ria Money Transfer, a continuación encontrarás toda la información.
Qué es Coda.io
Coda.io es una herramienta digital basada en la nube que permite la documentación y gestión de proyectos “todo en uno” desde un sitio común, habilitando diferentes espacios con documentos para llevar registro de cada proceso, recurso, etapa de trabajo, integrante del equipo, calendario, evento y cualquier otro detalle que pueda intervenir en el desarrollo de las actividades de una empresa.
Coda como herramienta guarda grandes similitudes con otras aplicaciones reconocidas en el mundo de la gestión digital de proyectos, como por ejemplo, Notion, que también se presenta como un documento en blanco que los integrantes de un equipo pueden comenzar a llenar de forma flexible según sus propias necesidades y objetivos.
Cómo funciona Coda
Cuando abres Coda.io, tienes frente a ti un documento vacío, algo así como un “lienzo en blanco” al que puedes comenzar a asignar diferentes funciones y utilidades.
También podrás trabajar sobre plantillas prediseñadas para cumplir distintos propósitos que puedes editar de acuerdo a tus necesidades.
Por ejemplo, en Coda podrás trabajar en la creación de notas, formularios, hojas de cálculo para llevar un registro de las actividades pendientes por completar en cada proyecto, espacios para consultar en qué proyectos están trabajando los miembros del equipo, carpetas con recursos para ejecutar cada tarea, calendarios para definir fechas importantes sobre eventos y reuniones, páginas para organizar “lluvia de ideas”, etc.
Coda adquiere las funciones que tú mismo asignas a cada página o carpeta de trabajo, por lo que las posibilidades son innumerables.
Además, Coda tiene la capacidad de integrarse con otras herramientas de uso común en los entornos de trabajo digitales y/o remotos, como por ejemplo, Gmail, Google Calendar, Slack, Figma, GitHub y Jira.
Usos y funciones más comunes de Coda.io
Pese a que la herramienta permite administrar proyectos de acuerdo con las funciones que tú y tu equipo asignen, los usos más comunes para Coda.io suelen ser los siguientes:
- Registro de las tareas y fases de un proyecto: en Coda podrás crear y visualizar tablas que indican cada etapa de un proyecto, desde las tareas pendientes de realizar, hasta las que se encuentran en proceso o han sido finalizadas, junto a sus respectivos encargados.
- Toma de notas de reuniones: ¿Necesitas centralizar todos los puntos y acuerdos establecidos durante una reunión? Coda.io permite crear páginas para dejar registro de cada tema tratado sin perderlo de vista.
- Creación de resúmenes acerca de los proyectos: si tienes algún tipo de “brief” o informe que reúna toda la información, objetivos y pasos a seguir para llevar a cabo una idea, en Coda puedes hacerlo público para que cada integrante del equipo esté al tanto.
- Creación de hojas de ruta: en este tipo de páginas y carpetas se colocan todas las actividades y operaciones realizadas según la secuencia en la que se deben llevar a cabo. También se pueden reportar posibles incidencias y soluciones.
- Formularios, sesiones de votación y lluvias de ideas: si deseas que todo tu equipo participe y se involucre en los procesos de las actividades, estos usos te permitirán gestionar en un solo sitio la participación colectiva.
Registrarse en Coda y comenzar a gestionar proyectos
Si quieres comenzar a probar las funciones de Coda por tu cuenta, esto es lo que debes hacer para registrarte y utilizar Coda.io en su versión gratuita:
- Haz clic en el botón “Make a doc”
Utiliza tu cuenta de correo para registrarte en Coda:
- Rellena los campos con tu nombre, apellido y crea una contraseña segura.
- Confirma tu registro en el correo electrónico de verificación que recibirás en tu bandeja de entrada:
Automáticamente serás dirigido a tu panel de documentos en Coda y podrás comenzar a asignar funciones específicas a cada página.
Crear documentos en Coda.io
Para comenzar a usar Coda, el primer paso es crear las páginas o documentos que consideres necesarios para que tú, junto a tu equipo, puedan llevar una organización más eficiente y fluida del trabajo y todos los procesos que intervienen.
Una vez en la página de bienvenida de Coda, tendrás la opción de crear un nuevo documento tras hacer clic en el botón “New Doc”:
Tendrás la opción de comenzar con una página en blanco o probar diferentes diferentes plantillas básicas prediseñadas para comenzar a trabajar:
Por ejemplo:
Si te interesa gestionar un proyecto y sus diferentes tareas, asignando responsables, fechas de inicio, fechas de entrega y llevar control del status, puede elegir una plantilla especial para ello:
¡Y así sucesivamente!
Podrás ir creando tu sala de trabajo con páginas, documentos y carpetas con diferentes propósitos.
Preguntas frecuentes sobre Coda.io
Pese a que Coda es una herramienta con un enfoque en la gestión de proyectos bastante innovador, pero intuitivo y sencillo, aún así surgen algunas dudas muy comunes entre quienes no conocen a fondo esta herramienta. A continuación respomoremos las pregungtas más frecuentes sobre Coda.io:
¿Coda es gratis?
Coda se puede usar de forma gratuita como a través de sus diferentes planes en modalidad Premium, dependiendo de la cantidad de documentos en la nube que te interese crear dentro de la aplicación.
En la versión gratuita se te permitirá a ti y a tu equipo crear documentos y carpetas con ciertas restricciones y limitaciones de tamaño.
En las modalidades de pago, podrás administrar documentos con tamaño ilimitado, acceder a nuevos paquetes y crear páginas ocultas.
Puedes conocer más sobre los planes haciendo clic aquí.
¿En qué dispositivos se puede usar Coda?
Coda es una herramienta que se puede usar como aplicación web en el ordenador o incluso desde el móvil, descargando la app compatible con dispositivos iOS y Android.
¿Quiénes pueden usar esta herramienta?
Coda.io es una herramienta especialmente útil para empresas remotas, PYMES, Digital Project Managers, autónomos, grupos de freelancers y estudiantes de todo tipo.
Palabras finales
Aunque el mundo de las herramientas digitales para gestionar proyectos al trabajar en remoto está lleno de aplicaciones, si buscas una alternativa con mayores opciones de personalización y libertad, Coda podría ser de las mejores soluciones para resolver tus necesidades de organización en un lugar común.
Sin embargo, pese a tener potencial de cubrir un amplio abanico de funciones según el propósito que decidas asignar a cada página o documentos, también es una herramienta que requiere orden y control de gestión, ya que entre tantas opciones y posibilidades, se puede llegar a perder el propósito inicial.
Aún así, si utilizas Coda.io siguiendo un buen protocolo de organización, utilizar las plantillas adecuadas y clasificar cada carpeta, archivo y documentos, la herramienta puede ser una aliada para mejorar altamente la gestión de las tareas y prioridades de tu equipo en un solo sitio.
