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Guía para usar ToDoist paso a paso

ToDoist es una de las aplicaciones web y móviles que mayor popularidad han alcanzado entre trabajadores remotos o estudiantes que desean mejorar su productividad, organización y priorización de tareas con la ayuda de una herramienta de uso sencillo dentro del día a día. 

Sin embargo, sabemos que entre tantas opciones de aplicaciones de gestión de tareas naciendo bajo la promesa ofrecer “la mejor herramienta para ser más productivos”, se vuelve cada vez más confuso decidir cuál es realmente la mejor opción para tus solventar necesidades profesionales. 

Para ello, a través de este artículo, resumimos toda la información que necesitas conocer acerca de ToDoist, partiendo desde qué es y qué opciones incluye, hasta cómo dar tus primeros pasos por las opciones que ofrece esta aplicación a la hora de gestionar tareas, proyectos y prioridades, tanto si trabajas en equipo, como de forma individual. 

Sin mayor introducción, vamos resolviendo todas tus dudas, comenzando por… 

Qué es ToDoist

Todoist es una aplicación multiplataforma de gestión de tareas y proyectos que, enmarcada en una interfaz minimalista y sencilla, ayuda a registrar las actividades y responsabilidades pendientes que un equipo de trabajo o usuario individual deben atender dentro de un límite de tiempo específico, un orden de prioridad previamente asignado y la división de las etapas de cada tarea y subtarea como clave para una organización más efectiva y de progreso medible. 

Funciones de ToDoist 

Como ves, la función central de ToDoist es ayudarte a gestionar tareas y proyectos centralizando todas tus actividades pendientes en un solo sitio.

Sin embargo, para alcanzar ese objetivo, la herramienta se vale de otras funciones complementarias encargadas de encaminarte hacia su misión original: ser más productivo y organizado. A continuación describiremos las funciones principales de ToDoist:

Capturar y organizar tareas de forma instantánea

Si acabas de recibir una asignación laboral que debes atender, hay un examen para el cual debes estudiar y necesitar recordarlo, quieres dejarle claro a compañero de trabajo cuál es su responsabilidad o tienes una idea que planeas desarrollar a futuro, ToDoist es un espacio en el cual almacenar rápidamente aquellas actividades en las que debemos poner manos a la obra, de manera que no le dejes todo el trabajo a tu memoria. 

Recordar plazos y fechas importantes 

Por lo general, las tareas o proyectos van acompañados de fechas límites de entrega que debemos respetar y nuestros compromisos tienen una fecha y hora específica en la cual es necesario presentarnos, por ende, ToDoist se ofrece como un lugar en el cual registrar y programar recordatorios para que estos marcos temporales estén acompañados de un recordatorio preciso que nos mantenga al día con nuestras responsabilidades. 

Desarrollar hábitos duraderos con fechas de vencimiento periódicas 

Por otro lado, si tus compromisos no son tareas como tal, sino hábitos que tienes intención de desarrollar tras practicarlos de forma consistente a lo largo del tiempo, ToDoist cuenta con funcionalidades para programar recordatorios sobre cumplir estos hábitos, asignar marcos de tiempo para ejercitarlos y registrar tu progreso diariamente. 

Colaborar con un equipo de trabajo en proyectos mediante la asignación de tareas

ToDoist funciona para personas que desean una herramienta de organización individual; sin embargo, también cuenta con opciones para quienes trabajan en equipo.

Por ejemplo, en la plantilla de una empresa o con varios clientes, y quieren centralizar todos los proyectos, tareas y responsabilidad en las que un grupo está trabajando, asignando actividades a otras personas con sus respectivos marcos de tiempo límite de entrega y recursos requeridos para llevarse a cabo. 

Priorizar tareas por niveles de importancia 

Priorizar es una parte esencial de la organización productiva, ya que como bien dicen: “Cuando todo es prioridad, entonces nada es prioridad”.

ToDoist ofrece la posibilidad de asignar un grado de prioridad a cada una de las tareas que añades a la aplicación, de manera que día a día, cuentes con mayor orientación a la hora de trabajar, distinguiendo siempre entre aquellas actividades que deben atenderse con un nivel más alto de urgencia e importancia (por ejemplo: justo al inicio de la jornada) y las actividades que pueden esperar un rato más sin inconvenientes. 

Calcular el progreso con tendencias de productividad personalizadas

Esta funcionalidad provee de datos cuantitativos enfocados en medir el nivel de nuestro progreso al cumplir con responsabilidades y ser más productivos o, por otro lado, conocer el desempeño de algún integrante del equipo a la hora de atender efectivamente sus tareas, siendo esta una de las escalas más motivadoras para valorar nuestros días más eficientes, conocer los puntos fuertes y débiles a la hora de aumentar nuestra productividad y conseguir el empujón motivador que necesitamos para ser consistentes con nuestras responsabilidades. 

En el caso de ToDoist, este “empujón motivador” se conoce dentro de la herramienta bajo el nombre “Karma”, un sistema de puntos que anima al usuario a ir completando las tareas para ir subiendo el nivel de karma día a día, a modo de competencia con uno mismo. 

Integración con otras herramientas 

Herramientas digitales de gran uso diario, en especial por trabajadores remotos, también pueden fusionarse con ToDoist para elevar sus funciones y programar alertas y recordatorios importantes. Algunas de estas herramientas son Gmail, Google Calendar, Slack e incluso Alexa de Amazon. 

Cómo registrarse en ToDoist

Para probar la aplicación por tu cuenta, primero es necesario registrarse, así que te invitamos a crear tu cuenta siguiendo los pasos indicados a continuación.

  • Una vez dentro, haz clic sobre el botón “Comienza ahora” o en “Regístrate”
Accede al portal oficial de ToDoist
  • Podrás crear tu cuenta con tu correo electrónico o vinculando con tus perfiles de Gmail, Facebook o Apple. En este ejemplo vamos a crear la cuenta desde cero con el correo electrónico.
todoist registro
  • Rellena los campos solicitados con tu nombre y una contraseña segura.
rellena los datos de registro todoist
  • Selecciona aspectos básicos de cómo quieres que luzca el tema del panel de tareas y haz clic en siguiente.
Panel de tareas de todoist

¡Y eso es todo!

De inmediato la aplicación te redirigirá a tu panel central de gestión de tareas pendientes para que empieces a explorar la herramienta según tus necesidades particulares.

Bienvenida Todoist

Cómo añadir una nueva tarea en ToDoist

Ahora que ya tienes tu cuenta activa, es hora de comenzar a crear tus primeras tareas, para ello solo debes seguir los siguientes pasos: 

  • Dentro del panel principal, bajo la sección de la  fecha del día, haz clic en “Añadir tarea”
Cómo añadir una nueva tarea en ToDoist
  • Escribe el título de la tarea que quieres que ToDoist recuerde, decide si quieres enviarla a un proyecto, selecciona otra fecha en caso de que sea necesario y haz clic sobre “Añadir tarea”.
tarea que quieres que ToDoist recuerde

Cómo crear y organizar proyectos en ToDoist

Supongamos que tu objetivo final es completar un gran proyecto que dentro incluye una serie de tareas que debes realizar para poder avanzar hacia tu meta central. 

Vale, si quieres llevar un registro completo en ToDoist, estos son los pasos a seguir:

  • En el menú del panel central de tareas, haz clic sobre la opción “Añadir proyecto”.
Cómo crear y organizar proyectos en ToDoist
  • Asigna un nombre para el proyecto, un color identificativo para distinguirlo de otros proyectos y selecciona si quieres colocarlo entre tus favoritos para tenerlo siempre visible.
Añdir proyecto Todoist
  • Una vez que lo hayas añadido, tu proyecto quedará registrado en el panel central y podrás comenzar a sumar tareas relacionadas a éste.
Blog Trabajar por el Mundo Todoist

Cómo asignar un nivel de prioridad en ToDoist

Como vimos anteriormente, una de las funcionalidades de ToDoist es permitir asignar un nivel de prioridad a tus tareas para que siempre estés en contexto de cuales son las actividades más importantes para realizar en el día a día. 

Para asignar esta prioridad, esto es lo que debes hacer:

  • Cuando estés en el proceso de crear una nueva tarea, haz clic sobre el icono de bandera ubicado en la esquina inferior derecha y visualiza las opciones de prioridad de nivel 1, 2, 3 y 4 para determinar cuál se ajusta a la tarea que estás creando.
Cómo asignar un nivel de prioridad en ToDoist
  • Cada nivel de prioridad tendrá un color identificativo y así podrás ubicar las tareas más importante y las menos importantes a la vista.
Prioridad todoist

Cómo añadir colaboradores a un proyecto en ToDoist

Para sumar a personas de tu equipo de trabajo en un proyecto colaborativo, sigue estos dos sencillos pasos: 

  • Accede al proyecto en el cual requieres asistencia de otros colaboradores y haz clic en el equipo de agregar personas.
Cómo añadir colaboradores a un proyecto en ToDoist
  • Tendrás la opción de compartir una invitación a unirse al proyecto y solo tendrás que colocar el correo de la persona y pedirle que acepte la solicitud que recibirá en su bandeja de entrada. Si son personas que ya has agregado en ToDoist para colaborar en proyectos pasados, solo haz clic en “Invitar desde proyecto” para seleccionar a los usuarios y automáticamente añadirlos. 
Todoist opciones para compartir

Dispositivos en donde puedes usar ToDoist 

ToDoist cuenta con soporte para la mayor parte de las plataformas del mercado, haciendo posible el uso de esta herramienta en: 

  • Apps móviles oficiales para iOS y Android
  • Apps para relojes inteligentes con iOS y Android 
  • Aplicación web
  • Aplicación descargable en Windows y MacOS
  • Plugins para navegadores como Chrome, Firefox y Safari 

¿Qué te ha parecido esta herramienta? Déjanos un comentario.

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