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Toggl: La herramienta para controlar las horas de trabajo a distancia

Toggl es una herramienta para controlar el tiempo de trabajo en remoto. Se trata de una de las aplicaciones mas populares para llevar un control de las horas dedicadas a realizar actividades que tienen un valor (especialmente monetario) en nuestras vidas. 

Con el auge del trabajo freelance y los empleos remotos, cobrar en función de las horas trabajadas, u organizar las tareas y el horario de forma autónoma sin supervisión de un jefe, ha llevado al nacimiento de herramientas como Toggl, creadas para proporcionar el control del tiempo invertido en el trabajo online.

Si quieres conocer un poco más a fondo las herramientas más usadas para trabajar en remoto, quieres dejar de sentir que vas trabajando sobre la marcha, sin conocer exactamente cuánto tiempo dedicas a cada actividad, y si esto te sale rentable, debes usar Toggl.

Antes de nada…

Qué es Toggl

Toggl es una herramienta digital diseñada con el objetivo de hacer seguimiento al número de horas que dedicas a una o varias actividades/proyectos, cronometrando desde el momento en que comienzas a trabajar hasta que terminas. La aplicación, lleva un registro claro y accesible del tiempo que inviertes en un determinado trabajo a lo largo del día. 

La herramienta nace en el año 2006 en Estonia y hoy en día ya cuenta con aplicación de escritorio para Windows, MacOS y Linux, extensión en Google Chrome (esta nos encanta) y aplicación móvil. 

Cómo instalar Toggl 

A continuación vamos a ver paso a paso cómo instalar Toggl.

Lo primero que debes saber es que Toggl es una aplicación alojada en la nube, por lo tanto, si no quieres ocupar espacio en tu ordenador o teléfono móvil, también puedes usarla en tu navegador, es muy eficaz. 

No obstante, vamos a contarte todas las formas en las que puedes instalar Toggl e incluir su uso cotidiano en tu vida. 

Instalar Toggl en el ordenador:

  • Accede a este enlace y selecciona que quieres descargar Toggl en tu ordenador con Windows. También podrás seleccionar las opciones para MacOS y Linux, si es tu caso, en el la parte inferior. De todas formas, la página detecta que sistema usas.
  • Ahora solo tiene que seguir el proceso dictado por el asistente de instalación. Una vez realizado, deberás registrarte con tu cuenta de Google, Apple o simplemente colocando un correo electrónico y contraseña. 

Instalar Toggl en el móvil

Si quieres llevar Toggl a todos lados, lo mejor será que cuentes con la aplicación instalada en el móvil. Esta se encuentra disponible tanto para Android como para iOS, así que basta con solo ingresar a la tienda oficial de apps de tu sistema operativo y descargarla.

Toggl en movil

Instalar Toggl en Chrome 

Si usas el navegador Google Chrome habitualmente, te recomendamos añadir la extensión de Toggl en tu navegador, de este modo, lo tendrás siempre a mano.

Instalar Toggl en Chrome
  • Una vez instalado , ingresa a la pestaña de extensiones para poder usarlo, de este modo, podrás conocer cuánto tiempo llevas trabajando con un un clic.
Instalar Toggl en Chrome 2
  • Así es la estadística que te muestra la herramienta.
Instalar Toggl en Chrome 3

Cómo funciona Toggl

Como has visto, la función central de Toggl es temporizar el número de horas dedicadas a una actividad, para ello, solo tienes que acceder a la herramienta, escribir el nombre de la tarea o proyecto, darle “play” al contador.

Una vez que terminas, pausa el contador para que tu entrada de trabajo se registre como se ve en el siguiente ejemplo.

Cómo funciona Toggl

Si en algún momento quieres tomar un descaso, podrás retomar el contador de tiempo de la actividad sin ningún problema, y al final del día/semana, tendrás la suma total de las horas trabajadas sin interrupciones.

Sin embargo, hay otra pequeña serie de funciones que hacen que esta aplicación llame la atención y se convierta en una de las opciones preferidas de muchos cuando se trata de gestionar el tiempo

Cómo funciona Toggl gestión de tiempo

A continuación pasaremos a ver algunas funciones secundarias que nos ofrece Toggl, además del temporizador:

Analizar informes

Una vez usas Toggl durante un tiempo, vas a ver cómo la aplicación genera un registro completo a modo de informe para establecer comparaciones gráficas diarias, semanales o mensuales, de los días o marcos de tiempo en los que has sido más productivo. 

También es posible filtrar estas gráficas comparativas por clientes, equipos, miembros del equipo por separado o proyectos específicos, ganando una visión general de la productividad de tu empresa o de tu gestión personal del tiempo, por ejemplo, si eres freelance. 

Analizar percepciones 

Cuando registras que estás realizando una actividad en Toggl, también puedes agregar la facturación estimada que realizas por horas o por proyectos, de este modo, la herramienta hace un cálculo del número de horas e ingresos generados.

Después, la aplicación crea un análisis de los proyectos, clientes o integrantes del equipo que están generando mayores o menores resultados monetarios en base a la productividad que hay alrededor de éstos. 

Gestionar proyectos 

Además de la función de gestionar el tiempo en tareas específicas, Toggl también piensa en aquellos proyectos más grandes, por lo que han agregado la opción de gestionar proyectos macro, pero divididos en tareas micro, para llevar un control general del tiempo estimado que se dedica hasta su cumplimiento total. 

Gestionar clientes 

Si eres autónomo o emprendedor, también es posible dividir a los diferentes clientes asignando a cada uno un espacio de trabajo diferente y contabilizando por separado el número de horas dedicadas llevando un control mucho más organizado de tu servicio.

Gestionar equipos 

Si tienes una empresa, lideras un equipo, o en general, sueles trabajar en compañía de otras personas, Toggl es un buen lugar para mantener la productividad del grupo alineada, y al final del día, determinar quiénes son los integrantes que han trabajando con menor o mayor continuidad y enfoque en el tiempo. 

Este análisis tan específico, te permitirá tomar cartas en el asunto para mejorar la gestión y eficiencia ante los responsables de llevar a cabo un proyecto. 

Crear etiquetas 

Si lo que quieres es clasificar un proyecto en partes muy concretas, Toggl permite la creación de etiquetas que filtran tus entradas de tiempo y contabilizan en función de éstas el número de horas que has trabajado. 

Alertas y recordatorios 

La herramienta ofrece la opción de programar alertas y recordatorios. Estas permiten enviar estimaciones del número de horas que se requiere trabajar en un proyecto para conocer sus límites o recordar agregar tiempo a su mesa de trabajo cuando parece que se han olvidado de activar el temporizador. 

¿Por qué es tan utilizado en los empleos remotos?

Como comentamos al inicio, el auge de Toggl se ha visto en aumento en coincidencia con el auge de los trabajos freelance y las empresas flexibles para trabajar en remoto.

Es así como nos abrimos paso a un momento donde las empresas, en especial remotas, toman decisiones sobre contrataciones, despidos o reasignaciones de tareas en base a la gestión del tiempo de sus integrantes, algo que aplicaciones como Toggl o similares, permiten monitorear muy de cerca. 

Por otro lado, si eres freelance, la aplicación permite acceder a una estimación bastante precisa de cuáles son los clientes que te encaminan hacia los mejores resultados. Además, te ayuda a conocer cuántas horas dedicas a cada proyecto.

¿Cuánto cuesta utilizar Toggl?

Aunque para acceder a sus funciones más básicas, Toggl es una herramienta que puedes usar de forma gratuita. No necesitas mucho más para comenzar.

Sin embargo, al igual que muchas otras aplicaciones, tiene opciones adicionales reservadas únicamente para quienes acceden a sus planes de pago, mayormente dirigidos a empresas de gran tamaño. 

¿Cuánto hay que pagar por los planes? ¿Cuáles son las diferencias entre uno y otro?

Imagen Toggl es una herramienta que puedes usar de forma gratuita

Conclusiones sobre usar Toggl

Si vas a trabajar en remoto, Toggl es una de las herramientas más potentes que puedes usar. Te ofrece la capacidad de medir el tiempo que dedicas a cada tarea o proyecto y de ahí puedes sacar muchas conclusiones: en qué tareas eres más rápido, cuándo rindes mejor, si estás ganando lo adecuado para el tiempo que dedicas… En fin, establecer el habito de usar esta herramienta puede marcar una diferencia en la productividad que te posicionará como un profesional o empresa de alto valor. 

Si quieres liderar mejor los tiempos destinados a tu actividad laboral y recibir informes precisos sobre lo que mejor te conviene, nuestra invitación es que pruebes por cuenta propia si es para ti, o si de lo contrario, hay aplicaciones más completas que ya cumplen este objetivo en tu vida. 

Sea cual sea tu caso, queremos conocer tu experiencia.

¿Nos la cuentas en los comentarios? 

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