Cuando empiezas a trabajar remoto, usar algunas estrategias de gestión del tiempo es esencial. De hecho, cuando comienzas, una de las primeras cosas que notas es que tienes que potenciar al máximo tus niveles de autodisciplina y productividad para cumplir con todas las tareas de las que eres responsable, todo ello, siendo fiel a los lapsos de tiempo asignados y cómo no, hacer que el día rinda para entregar un trabajo de calidad.
Todo este escenario solo nos indica lo importa que es contar con buenas estrategias de gestión del tiempo a la hora de trabajar en remoto, ya sea para una empresa, si eres nómada digital o trabajas en modalidad freelance.
Ahora tú y solamente tú, eres la persona encargada de poner en marcha las mejores técnicas de gestión del tiempo para lograr tus objetivos laborales eficazmente y a la vez, cuidar tu propio tiempo y espacio personal para desconectar.
En medio de esta necesidad de cultivar la productividad en el trabajo remoto, a continuación conocerás 10 técnicas efectivas para gestionar tu tiempo al trabajar de forma independiente y sentir que estás venciendo las tareas pendientes del día y no ellas a ti.
¿Todo listo? ¡Abre tu agenda y comencemos!
La regla de las tres tareas
Esta técnica de productividad y gestión de tareas es muy simple, especialmente si trabajas en modalidad freelance y no hay nadie superior a ti asignando un nivel de prioridad a las tareas que debes realizar, sino que tú eres la persona encargada de hacerlo.
En este caso, el único paso a seguir es, al inicio de cada jornada, proponerte hacer únicamente las tres tareas más importantes del día, aquellas que solo tras ser completadas te permitirán avanzar con el resto de tus responsabilidades. Una vez que las hayas finalizado, puedes pasar al resto, pero si no, lo mejor será esforzarte en culminarlas.
Hay muchas formas de priorizar que en general dependen mucho de los pendientes que tengas per se, por ejemplo, pueden ordenar por nivel de cercanía respecto al tiempo de entrega, por el número de esfuerzo que conlleva, la retribución económica que representan, etc…
“Cómete una rana” Haz la tarea más pesada de la lista
Lo mejor de esta estrategia de gestión del tiempo es que no necesitas comerte una rana literalmente para ver resultados exitosos.
La premisa es simple: imagina que la tarea más complicada que tienes en tu lista de trabajos pendientes es una rana gigantesca a lo que no te quieres enfrentar, pero aún así pasas todo el día dándole vueltas al porqué no te animas a hacerlo, buscando excusas o realizando otras actividades de menor relevancia, pero al final, siempre tendrás la obligación de enfrentarte a ésta.
¿La tarea más pesada de la lista? Esa es tu rana, y si no quieres perder tiempo pensando todo el día en lo desagradable que es, no queda más remedio que atacar lo más pronto posible y ahorrarte todos esos momentos de sobrepensar en lo difícil que sería hacerlo.
En resumen, la próxima vez que estés ante una tarea pendiente que te parezca demasiado difícil, atácalo a primera hora del día y lo demás ya sería pan comido (o rana comida).
Técnica Pomodoro
Esta es una de las técnicas de gestión del tiempo y productividad más conocidas, generalmente resulta ideal para aquellas tareas con las que no consigues enfocarte por periodos extensos de tiempo, ya sea porque te distraes o de plano te apetece realizar algo más.
Con la técnica pomodoro consigues lo mejor de dos mundos: tener tiempo para cumplir tus responsabilidades y tener espacios para descansar o distraerte.
El proceso es simple:
- Programa un temporizador en tu teléfono para que suene a los 25 minutos.
- Comprométete a usar esos 25 minutos para trabajar de manera enfocada en lo que debes hacer.
- Una vez terminado el ciclo, programa un descanso de 5 minutos en donde puedes estirar, hidratarte, descansar de la pantalla, responder mensajes en espera, etc…
- Sigue este ciclo hasta que hayas alcanzado una racha de cuatro ciclos repitiendo el proceso anterior, una vez en ese punto, puedes permitirte un descanso de 20 o 25 minutos para luego volver al trabajo.
Una ventaja de esta estrategia es que es tan popular que encontrarás muchas aplicaciones para el móvil con el reloj configurado para usarlo automáticamente o incluso opciones en la web.
Time Blocking
Si te interesa llevar una vida estructurada, has de empezar por llevar un tiempo estructurado, esto es justamente lo que puedes lograr con Time Blocking, una técnica de productividad en la cual apuntas en un horario las actividades que debes realizar, asignando anticipadamente las franjas y límites de tiempo que dedicarás para su elaboración.
Como podrás notar, esta técnica va muy ajustada al estilo del clásico del horario de colegio o la universidad, con la diferencia de que esta vez, solo tú tienes la autonomía de decidir y organizar tu tiempo de la forma más adecuada para ti.
Si quieres conocer cómo usar time blocking para organizar un jornada de trabajo remoto perfecta, no dejes de echar un vistazo a esta guía para ser más productivo usando bloques de tiempo, Time Blocking.
Aprovecha tu “hora punta”
El modelo de trabajo tradicional, con horarios de 8 horas establecidas rigurosamente, ha creado la concepción general de que todas las horas del día son productivas, empezando por las mañanas y terminando en las tardes; sin embargo, una de las características más notables al analizar de cerca el tema de la productividad personal, es que no todas las personas son productivas durante las mismas franjas horarias.
Si tienes la oportunidad de trabajar en remoto, es muy recomendable que te des el espacio de analizar cuáles son tus “horas punta”, esos espacios del día en donde parece que puedes trabajar con más energía y sentirte un ninja venciendo los pendientes con un flujo de trabajo ideal.
Luego de que conozcas si eres más productivo por las mañanas, tardes o noches, prioriza las actividades que requieran mayor esfuerzo para esas “horas punta” y reserva el resto para aquellas tareas más permisivas y flexibles en su elaboración.
Getting Things Done
Cuando hablamos de estrategias de gestión del tiempo que se han vuelto populares en la historia, es imposible dejar fuera a Getting Things Done (GTD), toda una metodologías de gestión de actividades que recomendamos ampliamente para personas que se dedican a trabajar en remoto en posiciones emprendedoras, directivas, de gerencia media o de alto nivel.
Esta técnica en concreto se vale de la premisa de que tu cabeza está para tener ideas, no para almacenarlas, por lo que su objetivo es que puedas redirigir todas aquellos pensamientos innovadores, pendientes o tareas que asaltan tu mente día a día y asignarles una categoría en concreto “guardandolas en un lugar específico”.
Toda la organización iría en función de si son accionables en el momento o deben hacerse luego, si toman poco tiempo de realización o si necesitan de tiempo prolongado para ejecutarse, etc…
Es un método de organización especial para personas con una alta carga de trabajo y compromisos en su vida laboral.
Trabajo por lotes
El trabajo por lotes es una estrategia de productividad perfecta si tienes que lidiar día a día con varias tareas que siguen una estructura repetitiva, por lo que son material que puedes automatizar.
Por ejemplo, si en un día tienes que responder correos, redactar tres artículos y realizar una serie de llamadas a clientes, con el trabajo por bloques dedicas una hora entera a dejar todos los correos de tu bandeja de entrada debidamente respondidos, redactas seguidamente la estructura de cada uno de los artículos, redactas el contenido de cada uno en secuencia y realizas las llamadas a clientes de un solo tirón.
A veces recurrimos a gestionar las tareas pendientes saltando de uno en otro, pero si tienes la oportunidad de trabajar en lotes, verás como parece que hasta eres más veloz para atender tus responsabilidades y tu cerebro, al tener que centrarse en una sola tarea repetitiva, puede enfocarse con mayor facilidad.
La regla del 80/20
A través de esta estrategia, podrás priorizar tus responsabilidades como trabajador remoto, dedicando tus mejores espacios de tiempo energía y dedicación, a las responsabilidades que te generan más resultados.
La regla es simple: antes de iniciar tu jornada pregúntate siempre cuál es el 20% de lo que haces que genera el 80% de los resultados que quieres obtener. La respuesta solo la sabes tú, pero vamos a poner ejemplos más concretos:
- Si el 80% de los ingresos que generas salen del 20% de tus clientes, prioriza culminar los trabajos de esos clientes por encima del resto.
- Si el 80% de los proyectos o clientes que consigues, vienen solo del 20% de las acciones que realizas para promocionar tu producto o servicio profesional, enfócate con mayor prioridad en fortalecer la estrategia que de verdad funciona y elimina o acorta el resto.
Esta técnicas es altamente recomendable, por ejemplo, si eres freelance, autónomo, has emprendido tu propio negocio y lidias con varios clientes y proyectos a la vez que restan mucho de tu tiempo, por lo que te interesa canalizar las energías en función de lo que verdaderamente vale la pena.
Sigue la “ley de Parkinson”
La ley de Parkinson es una regla que afirma que “las tareas pendientes tienen la capacidad de expandirse o contraerse para ajustarse al tiempo del que disponemos”.
Esto significa que si ahora mismo tiene 8 horas de trabajo asignadas para realizar una serie de tareas, pero resulta que en realidad esa serie de tareas solo conlleva invertir 2 o 3 horas de tu tiempo, lo más probable es que el cerebro aún así se relaje y consuma las 8 horas de tiempo disponibles para realizarlas, en lugar de realmente enfocarse en hacerlas en el tiempo que toman.
Este patrón se repite en el caso contrario: si dispones de 2 o 3 horas para realizar unas tareas que normalmente realizarías en una jornada de 8 horas, ya sea porque hay una presión por parte del cliente o de tu jefe, tu cerebro se centrará en culminar esa tarea a la brevedad posible.
La ventaja aquí es que si eres freelance, nómada digital o trabajador remoto, tú mismo puedes tomar el control y el límite de tu tiempo para, con mucha autodisciplina, crear la ilusión de que hay presión detrás para realizar una actividad en un número de horas concreto, evitando caer en ser demasiado permisivo con tus tiempos y procrastinar la mitad de la jornada.
La matriz Eisenhower
Esta estrategia de organización del tiempo tiene un principio muy simple: cada tarea de tu lista de trabajos pendientes encaja en alguno de los siguientes criterios:
- Importante y urgente: son tareas que deben hacerse de inmediato.
- Importante pero no urgente: son tareas que más tarde deberás planificar.
- Urgente pero no tan importante: por lo general son tareas que puedes delegar.
- Ni urgente ni importante: esto debe, de preferencia, eliminarse.
«Lo importante casi nunca es urgente y lo urgente casi nunca es importante.» Dwight Eisenhower
Una vez que sepas qué tarea entra en categorías, solo necesita ser priorizada correctamente, ya sea delegando, eliminando, planificando o haciéndolas de inmediato.
Conclusión
Ahora que ya tienes una idea de cuáles son las mejores estrategias de gestión del tiempo para trabajadores remotos y en qué consiste cada una, solo queda de tu parte hacer pruebas de ensayo y error hasta descubrir aquellas que por sí solas o en combinación con otras, dan en el blanco con tus propias necesidades como teletrabajador.
Recuerda que no todos los trabajos y trabajadores remotos son iguales, por lo que más que hablar de la estrategia perfecta como una única opción, hablamos de las estrategias que podrían adecuarse a cada estilo de trabajo y forma de abordar la productividad.
Ahora nos toca a nosotros hacer la pregunta: ¿Cuál de la lista de estrategias de gestión del tiempo te ha llamado la atención?
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