Ser asistente virtual es una gran opción para trabajar desde casa, o desde cualquier rincón del mundo, gracias a Internet. Esta modalidad no solo te ofrece la flexibilidad de establecer tus propios horarios y trabajar en un entorno cómodo, sino que también te da la oportunidad de colaborar con clientes de diferentes culturas y sectores. Pero, ¿qué hace a un asistente virtual verdaderamente eficiente y destacado? Más allá de habilidades de comunicación y adaptabilidad, es fundamental contar con el conocimiento de las principales herramientas para ser asistente virtual.
Ser un asistente virtual implica ser el nexo entre las necesidades de un cliente y la ejecución impecable de esas demandas. Para ello, hay aplicaciones y plataformas diseñadas específicamente para mejorar la productividad, mantener la organización y garantizar una comunicación fluida. Ya sea que estés buscando herramientas gratuitas para empezar o estés dispuesto a invertir en software premium, conocer y dominar estas herramientas es crucial.
Así que, si estás preparado para llevar tu labor como asistente virtual al siguiente nivel, sigue leyendo. Aquí te presentamos una lista de herramientas indispensables que harán de tu trabajo una experiencia más enriquecedora y eficaz.
Google Drive
Una de las herramientas por excelencia para trabajar como asistente virtual es Google Drive. Esta herramienta te permite tener un sistema de organización y generador de documentos completo para crear artículos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más.
Lo mejor de esta herramienta es que solo necesitas una cuenta de Gmail para comenzar a funcionar con ella. Dentro de la herramienta, totalmente online, podrás generar y guardar documentos en la nube sin que ocupen espacio extra en tu ordenador.
Es una herramienta que debe su fama a la facilidad que otorga a la hora de compartir documentos con otras personas. Algo especialmente bueno para trabajar online con otros clientes.
Calendly
Calendly es una herramienta fundamental para trabajar como asistente virtual. Se trata de un software que funciona como agenda electrónica con el que puedes llevar el calendario, organizar reuniones, programar citas, entre otras funciones básicas para el día a día.
LastPass
Como asistente virtual vas a tener que acceder a múltiples programas y múltiples cuentas de tus clientes. A veces puede ser verdaderamente caótico recordarlas todas. Incluso aunque guardes la contraseña, pueden surgir contratiempos.
Para eso precisamente nació el programa LastPass, que genera una contraseña maestra para que puedas acceder a todo desde tu ordenador sin tener que recordar una docena de contraseñas. Una opción perfecta para facilitarte el trabajo (y la vida).
Dropbox
Nuestros ordenadores tienen un límite. Si tuviéramos que guardar miles de fotos, documentos y videos que queremos, necesitamos un ordenador similar a los que tiene la NASA.
Hace unos años, para cubrir este tipo de necesidades nació Dropbox, una plataforma que te permite guardar documentos en la nube para conservarlos o bien exportarlos a clientes o miembros del equipo. Es una opción perfecta si necesitas enviar documentos que ocupen demasiado y no consigues hacerlo mediante correo electrónico al tener un peso excesivo. Bastará con enviar el enlace del documental a esa persona para que pueda descargarlo en su ordenador.
Toggl
Es una herramienta esencial para asistentes virtuales que buscan gestionar eficientemente su tiempo. Toggl permite llevar un seguimiento detallado de las horas trabajadas en diferentes tareas y proyectos. Su interfaz sencilla y amigable facilita la tarea de cronometrar actividades y obtener reportes detallados de cómo se ha invertido el tiempo.
Ideal para aquellos profesionales que buscan optimizar su productividad y ofrecer informes precisos a sus clientes sobre las horas dedicadas a cada tarea. Además, su funcionalidad de sincronización en múltiples dispositivos permite llevar un registro constante, independientemente de dónde te encuentres trabajando.
Trello
Si trabajas con varios clientes o si por ejemplo debes organizar un proyecto que incluye el programador, el diseñador gráfico y el copywriter vas a necesitar un programa con el que poder organizarte a la perfección.
Para eso precisamente han nacido aplicaciones como Trello. Una herramienta que permite gestionar proyectos y flujos de trabajo, además de supervisar tareas. Podrás añadir archivos, o incluso automatizaciones. Solo tendrás que registrarte con tu mail y crear un tablero de trabajo. Al principio puede costarte un poco, pero verás que en unos días coges el “truco” sin mayor problema.
Canva
Ya no hace falta ser un experto en diseño gráfico para generar auténticas obras de arte digital. Canva te ofrece una versión gratuita (también la puedes encontrar de pago), con muchas funcionalidades para realizar, desde curriculum hasta diseños destinados a email marketing, post de redes sociales, facturas… Prácticamente todo lo que imagines lo podrás hacer con Canva,
Lo mejor de todo es que no necesitas ningún tipo de conocimiento técnico. Tan solo debes elegir el tipo de diseño que quieres hacer entre las muchas opciones disponibles e ir agregando texto y diferentes elementos como imágenes, logos, cliparts o incluso videos. Haz auténticas presentaciones para tus clientes y podrás obtener una imagen totalmente profesional en cuestión de minutos.
Zoom
Si trabajas como asistente virtual vas a necesitar un programa con el que organizar reuniones con tus clientes. Uno de esos programas que, además, tiene un modelo totalmente gratuito es Zoom. Programa reuniones en un día y hora determinados y manda luego el link generado a la persona interesada.
Tan solo deberás seguir ese mismo link a la hora de la reunión, contar con una cámara web y un micrófono y prepararte a sonreír como solo tú sabes hacer.
Buffer
Esta herramienta es un aliado imprescindible para asistentes virtuales encargados de la gestión de redes sociales. Buffer permite programar, publicar y analizar todas tus publicaciones en diversas plataformas desde un único lugar. Con su diseño intuitivo, puedes establecer horarios de publicación, optimizar el contenido para cada red social y obtener análisis de rendimiento para entender mejor el impacto de tus acciones.
Además de facilitar la organización y programación, Buffer ofrece insights valiosos para adaptar y mejorar tu estrategia de contenidos en redes sociales. Es la solución ideal para mantener una presencia online constante y eficiente, sin invertir horas extra en manualidades.
DocuSign
Esta herramienta permite a asistentes virtuales y profesionales gestionar firmas electrónicas con total seguridad y validez jurídica. Ya sea para contratos, acuerdos o cualquier documento que requiera una firma, DocuSign simplifica el proceso, eliminando la necesidad de impresiones, escaneos o envíos postales.
La plataforma es fácil de usar y ofrece seguimiento en tiempo real de los documentos enviados, garantizando que no se pierda ningún detalle. Para asistentes que buscan agilizar procesos y garantizar la autenticidad de los documentos, DocuSign es una elección imprescindible.
Pixabay
¿Necesitas imágenes de alta calidad para tu proyecto y no quieres meterte en líos de derechos de autor? Pues, Pixabay es ese lugar confiable donde los asistentes virtuales (y todos los que necesiten contenido visual) pueden encontrar imágenes y vídeos, ¡y todos son gratuitos! Ya no más búsquedas interminables o preocupaciones sobre licencias. Simplemente elige, descarga y utiliza. Así de simple y efectivo.
Paypal
Si trabajas como asistente virtual es posible que tengas clientes de la otra parte del planeta. Para poder tanto recibir como enviar pagos, uno de los sistemas más fiables en la actualidad es PayPal. Con él podrás enviar dinero o facturas a tus clientes y el cliente podrá pagarlo siguiendo un simple link. Cómodo y sencillo.
Solo necesitarás crear una cuenta y seguir unos pasos sencillos para confirmar tu número de cuenta o tarjeta bancaria. Eso sí, este sistema puede llevarse una pequeña comisión por cada transacción realizada. Sin embargo, la seguridad que ofrece lo vale.
Conclusión
Trabajar como asistente virtual requiere constancia, decisión y orden, mucho orden. Con estos programas podrás hacerlo de manera más sencilla y sin perder los nervios porque no encuentras un documento importante o una contraseña que te decía uno de tus clientes.
¡Toma nota de todos y elige los que más te convenzan!
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