Existen una serie de herramientas de organización para el teletrabajo que han ganado popularidad en los últimos años, y no es para menos, ya que son herramientas fundamentales para trabajar en remoto ya que te ofrecen toda la ayuda que necesitas para trabajar de forma online de forma organizada.
Estas herramientas son ideales para todas aquellas personas que teletrabajan, ya sean freelance, nómadas digitales e incluso emprendedores digitales o estudiantes universitarios. A todos ellos podrán ayudarle de un modo u otro.
A través de este artículo haremos un repaso de las 15 herramientas de organización para el teletrabajo que te ayudarán a estar organizado en todo momento, optimizando aquellos aspectos de la gestión de proyectos fuera de las paredes de la oficina.
Además, todas estas herramientas cuentan con versiones gratuitas para ajustarte a sus funciones, interfaz y objetivos, sin coste alguno. Veamos cuáles son las herramientas de organización para el teletrabajo que están dando de qué hablar.
Notion
Notion es una herramienta de organización que funciona como un espacio de trabajo “todo en uno”, en el cual registrar todo tipo de tareas pendientes, asignaciones de responsabilidades, listas, recursos, procesos, presupuestos, calendarios y documentación general sobre los proyectos que se llevan a cabo.
La aplicación se presenta como una “hoja en blanco” en la que puedes crear diferentes categorías de organización en función de tus responsabilidades y necesidades.
En resumen: puedes utilizar Notion para gestionar tus tareas y sincronizar los procesos del trabajo que realizas como te resulte más cómodo.
👉 Accede a la guía para usar Notion.
ToDoist
ToDoist es una aplicación de gestión de tareas y listas de proyectos pendientes que, bajo una interfaz muy minimalista, te ayuda a ordenar tus responsabilidades laborales, establecer prioridades y fijar fechas límite de entrega para tus asignaciones o las de otros miembros de un equipo de trabajo remoto.
El objetivo de la herramienta es centralizar recordatorios de plazos importantes, no perder registro de la colaboración entre grupos de teletrabajadores, asignar niveles de prioridad, calcular el progreso de los proyectos que tienes a cargo y, en caso de ser necesario, integrarse con otras herramientas de organización para el teletrabajo.
👉 Accede a la guía para usar ToDoist.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que permite planificar tus tareas, asignaciones y el plazo de entrega de actividades laborales, con el fin de evitar el olvido de responsabilidades importantes o la ausencia de organización entre equipos de teletrabajadores.
Con el uso de herramientas como Asana, se aplican principios de la metodología de trabajo ágil para optimizar productivamente el tiempo que se dedica a la realización de determinados proyectos y la distribución justa de los deberes.
👉 Accede a la guía para usar Asana.
Pomodoro Timer
Cuando te dedicas a trabajar desde casa y tú eres la única persona responsable de administrar el trabajo, es normal caer en ciclos o escasa atención.
Si consideras que tus niveles de concentración no son los más productivos, Pomodoro Timer es una herramienta que te ayuda ejercitar la atención con ciclos de trabajo, cronometrados durante 25 minutos e intercalados con 5 minutos de descanso y relajación para volver al ruedo con las baterías recargadas.
Una vez que cumples cuatro ciclos seguidos de 25 minutos de concentración plena, la herramienta te premia con 15 minutos libres para desconectar del trabajo.
👉 Aquí puedes conocer otras técnicas para gestionar el tiempo cuando trabajas en remoto.
Slack
Slack es una herramienta de comunicación entre equipos cuyo propósito es centralizar en una sola aplicación todos los sistemas de mensajería, aplicaciones, herramientas y el proceso de compartir archivos en diferentes formatos, aumentando la eficacia y productividad en grupos de trabajo remoto.
Esta es una de las herramientas digitales para el teletrabajo más utilizadas a la hora de organizar la comunicación, por ende, es importante saber moverte en el entorno de Slack si deseas facilitar tu adaptación al empleo online.
👉 Accede a la guía para usar Slack.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta digital integral para implementar el teletrabajo en empresas con equipos remotos. Su objetivo principal consiste en centralizar espacios de comunicación vía chat y videoconferencia, calendarios, almacenamiento de archivos e integración con otras aplicaciones útiles en el contexto del teletrabajo.
Trello
Inspirada en la metodología ágil Kanban, Trello es una herramienta de organización productiva que permite visualizar en una pizarra digital la evolución y clasificación de tu trabajo; dividiendo los proyectos y tareas pendientes en columnas de “trabajo por hacer”, “trabajo en progreso” y “trabajo realizado”.
La idea de la aplicación es optimizar el tiempo que dedicas a revisar el status de un proyecto y en cambio, hacer accesible a simple vista cada una de sus fases, determinar cuándo existe un “atasco” de responsabilidades y proveer estructura a nuestros compromisos laborales como profesionales independientes o teletrabajadores.
👉 Accede a la guía para usar Trello.
Basecamp
Basecamp es una herramienta digital para la gestión de proyectos diseñada para hacer más accesible la organización y colaboración entre equipos de trabajo remoto.
Con Basecamp, los teletrabajadores tienen la oportunidad de administrar con mayor control, productividad y eficacia todas las actividades asociadas al empleo online, desde la designación de los responsables de cada proyecto, fechas límite de entrega y pasos a seguir en cada proyecto, hasta los archivos y elementos requeridos para su ejecución exitosa.
👉 Accede a la guía para usar Basecamp.
Coda
Con una interfaz y dinámica de uso muy similar a Notion, Coda es una herramienta de organización para equipos remotos que permite centralizar el registro de todos los procesos y actividades que se desarrollan en la empresa, dejando una documentación clara y accesible del trabajo.
En Coda, los usuarios cuentan con un lienzo en blanco para registrar y gestionar proyectos en un espacio “todo en uno”.
👉 Accede a la guía para usar Coda.
Toggl Track
¿Te has detenido a pensar cuánto tiempo te toma terminar cada proyecto? ¿Estás dedicando más horas de las que has cobrado? ¿Un trabajo te toma menos tiempo de lo esperado? Con Toggl Track, podrás realizar un seguimiento automático para contabilizar el tiempo que te lleva realizar cada actividad.
Si quieres tener una visión general de tu trabajo, estimar mejor el tiempo que te tomará llevar a cabo cada proyecto y tener registros claros de tu actividad profesional, Toggl Track puede ayudar a cuantificar con mucha precisión el tiempo invertido en tus responsabilidades como teletrabajador.
👉 Accede a la guía para usar Toggl.
Dropbox
Dropbox es una conocida herramienta de alojamiento en la nube con más de 500 millones de usuarios registrados, en su mayoría, profesionales que requieren organización para los archivos vinculados a su actividad laboral, así como la posibilidad de compartir documentos, ficheros y proyectos de gran tamaño entre diferentes dispositivos, formatos y destinatarios.
👉 Accede a la guía para instalar Dropbox en el ordenador.
Google Drive
Como una alternativa más completa frente a Dropbox, desde 2012 existe Google Drive, otro servicio de alojamiento y sincronización centralizada para archivos y documentos en la nube, así como la integración de otras herramientas creadas por la compañía Google.
Aún desde la versión de uso gratuito, Google Drive provee cierta cantidad de espacio para almacenar archivos y documentos de todo tipo, crear respaldos, compartirlos con otros usuarios, dar acceso a una colaboración grupal, acceder vía online o sin conexión e incluso, dar vida desde cero a diferentes documentos mediante su integración con otras herramientas.
👉 Accede a la guía para usar Google Drive.
Google Calendar
Como su nombre lo indica, Google Calendar es una herramienta gratuita, creada por Google. Su objetivo es calendarizar y agendar eventos, actividades y compromisos de todo tipo, en un mismo sitio, configurando recordatorios, reportes e integraciones con otras herramientas de uso común en la organización del teletrabajo.
LastPass
Como teletrabajadores, dependemos del registro y acceso a múltiples herramientas digitales para llevar a cabo nuestra actividad profesional. La protección adecuada para asegurar nuestro acceso y proteger los datos, es crucial para evitar cualquier ataque, acceso no controlado o pérdida de datos.
LastPass es un gestor de contraseñas para almacenar de forma encriptada tus claves de autenticación en distintos sitios web, aplicaciones y herramientas para el teletrabajo. En tu “bóveda” de LastPass se guardan las credenciales en la nube para no perder u olvidar ningún dato de acceso.
👉 Accede a la guía para usar LastPass.
Limit
¿Sueles distraerte en el trabajo por visitar redes sociales u otros sitios web que afectan demasiado tu concentración? Limit es una extensión gratuita para el navegador que te ayuda a bloquear el acceso a determinados portales online durante tu sesión de trabajo, priorizando el tiempo productivo y enfocado.
Para utilizar la extensión, solo tienes que configurar una cantidad de tiempo diaria en donde no deseas acceder a determinados sitios web llenos de distracciones y obligar a tu cerebro a priorizar el trabajo y las tareas pendientes.
👉 Accede a la guía para usar Limit.
Palabras finales sobre herramientas de organización para el teletrabajo
Planificar productivamente el teletrabajo es clave para ejercer tu actividad profesional con autonomía y responsabilidad. Afortunadamente, hoy en día existen decenas de herramientas de organización de tareas, comunicación, gestión del tiempo y almacenamiento de información, para facilitar el empleo online como nunca antes.
De hecho, ya son muchas las herramientas de organización que sirven para superar los desafíos del trabajo descentralizado y que, gracias a su eficacia, incluso aumentan la productividad en los entornos de empleo a distancia.
Las rutinas inefectivas quedaron atrás y hoy por hoy, el teletrabajo está lleno de sistemas digitales que automatizan múltiples procesos de organización que anteriormente representaban una amenaza para la productividad.
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¡Pero ahora es tu turno! Cuéntanos cuál de estas herramientas utilizas en tu día a día cómo trabajador y cómo ha cambiado tu efectividad profesional.
